zarządzenie 47

ZARZĄDZENIE NR 47/2003

WÓJTA GMINY WIDUCHOWA

z dnia 20 marca 2003 roku

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Widuchowa.

Na podstawie art.34 ust.1 ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz.U.z 2002r. Nr 171, poz.1396 obwieszczenie marszałka Sejmu

Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 29 sierpnia 2002r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z późn. zm)

zarządza się , co następuje :

§ 1. Przyjmuje się instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Widuchowa stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się podinspektorowi Referatu Organizacyjnego Urzędu Gminy Widuchowa Pani Halinie Łoik.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załącznik do Zarządzenia Nr 47/2003

Wójta Gminy Widuchowa

z dnia 20 marca 2003 r.

INSTRUKCJA

w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Gminy Widuchowa

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie

Gminy Widuchowa oraz zasady i tryb postępowania z powstałą w urzędzie dokumentacją.

2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o :

1) archiwum zakładowym - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną zajmującą

się przejmowaniem dokumentacji,ewidencjonowaniem i czasowym przechowywaniem

oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum

państwowego a także brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej i przekazywaniem jej

na makulaturę,

jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy

wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych /Rozporządzenie Prezesa

Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla

organów gmin i związków międzygminnych - Dz.U.Nr 112, poz.1319/.

§ 2

1. Dokumentacja powstająca w urzędzie dzieli się na :

dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego

0. zasobu archiwalnego, zwana dalej „materiałami archiwalnymi” ,

dokumentację inną niż określona w pkt 1, nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej „dokumentacją niearchiwalną” .

2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,korespondencja

dokumentacja finansowa,techniczna i statystyczna,mapy i plany,fotografie,

filmy i mikrofilmy,nagrania dźwiękowe,wideofonowe,bez względu na sposób ich wytworzenia.

3. Dokumentacja niearchiwalna ma jedynie czasową wartość dla jej wytwórcy i podlega

brakowaniu po upływie obowiązujących okresów przechowywania.

4. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z :

1) dokumentacją tajną,

2) dokumentacją projektową,geologiczną,geodeczyjno-kartograficzną i audiowizualną

jeżeli dla tej dokumentacji prowadzi się odrębne archiwa.

5. Oznaczenie kategorii dokumentacji :

1) kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne oznacza się symbolem A

2) kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem B, z tym że :

a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną,

o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu

- 2 -

przechowywania podlega brakowaniu ; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych , poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez

dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz celów kontrolnych ,

b) symbolem BC oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe

znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na

makulaturę,

c) symbolem BE oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu

przechowywania podlega ekspertyzie, ze względu na jej charakter,treść i znaczenie.

Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.

6. W szczególnie uzasadnionych wypadkach właściwe archiwum państwowe może

dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust.5 pkt.2 lit.a, uznając ją za

materiały archiwalne.

§ 3

1. Materiały archiwalne (A) przechowuje się w archiwach zakładowych przez okres 25 lat;

po upływie tego okresu materiały przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

2. Dokumentację niearchiwalną (B) archiwa zakładowe przechowują przez okresy ustalone

dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

§ 4

Materiały archiwalne kategorii A dotyczące spraw załatwionych przez kierowników jednostek terenowych (przedsiębiorstw,instytucji,zakładów, urzędów) na podstawie upoważnień (powierzeń) udzielonych im przez terenowy organ rządowej administracji ogólnej - kierownicy tych jednostek przekazują do archiwum państwowego po upływie

25 lat. Dokumentację kategorii B przechowuje się w archiwach tych jednostek przez okres ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Rozdział II

Przepisy szczegółowe

Organizacja archiwum zakładowego

§ 5

Szczegółowe usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej urzędu

określa regulamin organizacyjny urzędu.

- 3 -

Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie

§ 6

Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać :

0. 1) pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracownika archiwum

0. zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych,

0. 2) magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji

0. niearchiwalnej,

0. 3) pomieszczenie służące do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę,

0. 2. Lokal archiwum zakładowego w urzędzie gminy posiada magazyn,służący do

0. przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej. Prace

0. biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego archiwum zakładowe

0. w miejscu jego pracy.

0. 3. Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny i w zasadzie mieścić się na

0. piętrze.

0. Lokal posiada mocne drzwi i zamki, instalację i dobrą wentylację.Okna na północ

0. i południowy wschód. Gładka faktura podłóg. Temperatura powietrza powinna mieścić

0. się w granicach 14- 18 ⁰ C, wilgotność w przedziale 55 ⁰ - 65 ⁰ wilgotności względnej

0. W archiwum powinien znajdować się termometr i higrometr.

0. 4. Wyboru lokalu na archiwum zakładowe należy dokonać w porozumieniu z właściwym

0. archiwum państwowym.

0. 5. Umeblowanie archiwum zakładowego powinno składać się z biurka,szaf,stołu do prac

0. archiwalnych oraz odpowiedniej liczby regałów.

0. 6. W magazynie nie wolno ustawiać otwartych grzejników ani też palić tytoniu.

0. 7. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokal archiwum zakładowego musi

0. być wyposażony w niezbędny sprzęt i materiały ratunkowe, jak: gaśnice proszkowe, bosaki, worki ewakuacyjne ustalone w porozumieniu z miejscową komendą straży pożarnej.

0. 8. W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów

0. poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.

0. 9. Co najmniej dwa razy do roku w magazynie przeprowadza się gruntowne odkurzanie dokumentacji przy pomocy odkurzacza. Magazyn dokumentacji powinien być systematycznie wietrzony. Okna pomieszczeń magazynowych powinny być zasłaniane lnianymi zasłonami.

0. - 4 -

0. Zakres działania archiwum zakładowego

0. § 7

0. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy :

0. 1) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej od

0. poszczególnych wydziałów urzędu i samodzielnych stanowisk,

0. 2) opracowanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz

0. przechowywanie i zabezpieczenie,

0. 3) udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

0. 4) przekazywanie materiałów do archiwum państwowego,

0. 5) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym

0. brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę,

0. po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.

0. Obowiązki pracownika archiwum zakładowego

0. § 8

0. 1. Za działalność archiwum zakładowego odpowiada kierownik urzędu.

0. 2. Pracownik archiwum zakładowego odpowiedzialny jest za zachowanie

0. tajemnicy służbowej,treści przepisów ustawy z dnia 22.01.1999r. o ochronie

0. informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11,poz.95), ustawy z dnia 29.08.1997r.

0. o ochronie danych osobowych (Dz.U,.Nr 133,poz.883) .

0. 3. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego należy dbanie o całość

0. i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie

0. dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami

0. niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami.

0. 4. Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe składa roczne sprawozdanie

0. z wykonywania czynności i zadań archiwum zakładowego w szczególności

0. sprawozdanie powinno wykazywać ilość dokumentacji w metrach bieżących :

0. 1) przejętej do archiwum zakładowego,

0. 2) przekazywanej do archiwum państwowego (kategoria A),

0. 3) wydzielonej na makulaturę,

0. 4) przekazanej na makulaturę,

0. 5) udostępnionej - zgodnie z wykazem udostępniania (karta udostępniania).

0. Jeden egzemplarz sprawozdania wraz z kompletem spisów zdawczo-odbiorczych

0. materiałów archiwalnych kat. „A” przyjętych w roku sprawozdawczym należy przekazać do właściwego archiwum państwowego.Przez metr bieżący dokumentacji

0. rozumie się ilość materiałów, jaka mieści się w jednym metrze bieżącym półki, przy

0. ułożeniu dokumentacji ściśle przy sobie systemem bibliotecznym tj. w pozycji stojącej , zwróconej grzbietem teczki do frontu półki.

0. 5. W razie zmiany na stanowisku osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe

0. przekazanie archiwum zakładowego nowemu pracownikowi odbywa się

0. protokołem zdawczo-odbiorczym.

0. - 5 -

0. 6. Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe zobowiązany jest znać

0. strukturę organizacyjną urzędu, instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy

0. wykaz akt, według którego wydziały prowadzą akta.

0. 7. Do obowiązków pracownika archiwum zakładowego -poza czynnościami

0. związanymi z prowadzeniem archiwum - należy stałe pogłębianie

0. kwalifikacji zawodowych.

0. Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe

0. § 9

0. 1. Okres przechowywania dokumentacji w referatach i na stanowiskach

0. samodzielnych oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego

0. reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r.

0. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych

0. (Dz.U.Nr 112, poz.1319).

0. 2. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie archiwum w porozumieniu

0. z kierownikami referatów oraz samodzielnymi stanowiskami ustala corocznie

0. termin przekazania akt do archiwum w terminie do dnia 31 marca każdego roku.

0. 3. Poszczególne referaty oraz samodzielne stanowiska pracy przekazują

0. uporządkowaną dokumentację zgodnie z instrukcją kancelaryjną do archiwum

0. zakładowego :

0. 1) według ustalonego terminarza,

0. 2) na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt; spis sporządza komórka

0. organizacyjna przekazująca dokumentację oddzielnie dla dokumentacji

0. kat. „A” i kat. „B” . Spis dla dokumentacji kat. „A” sporządza się w czterech

0. egzemplarzach, z których jeden pozostaje w komórce zdającej a pozostałe

0. egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

0. Spis dla dokumentacji kat. „B ” sporządza się w trzech egzemplarzach ,jeden

0. dla komórki zdającej, a dwa dla pracownika prowadzącego archiwum

0. zakładowe. Spis podpisują kierownik komórki organizacyjnej przekazującej

0. dokumentację lub upoważniony przez niego pracownik oraz pracownik

0. prowadzący archiwum zakładowe.

0. Dokumenty należy ujmować w spisie według kolejności haseł

0. klasyfikacyjnych zawartych w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

0. 4. Pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe przekazuje do archiwum

0. państwowego 1 egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji kategorii

0. „A” przyjętej przez archiwum zakładowe.

0. 5. Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez

0. referaty i samodzielne stanowiska własnego urzędu. Dokumentację pochodzącą

0. z innych jednostek budżetowych archiwum zakładowe może przechowywać

0. jedynie na polecenie bezpośredniego przełożonego.

0. - 6 -

0. Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym

0. § 10

0. 1. Archiwum zakładowe oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą

0. składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego , łamanym przez

0. numer pozycji danego spisu (np.dokumentację wymienioną w spisie Nr 40,

0. poz.71 - oznacza się sygnaturą 40/71/.

0. 2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wszywa się w kolejności

0. numerów spisów zdawczo-odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi

0. podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum

0. zakładowym.

0. 3. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są :

0. 1) spisy zdawczo-odbiorcze (zał. nr 1),

0. 2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych , do którego wpisuje się poszczególne

0. spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną

0. numerację (zał.nr 2),

0. 3) karty udostępniania akt na miejscu w archiwum lub wypożyczania ich

0. poza jego obręb (zał. nr 3),

0. 4) protokoły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji,

0. 5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przeznaczonych do

0. archiwum państwowego i protokoły zdawczo-odbiorcze (zał. nr 4 ),

0. 6) protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej (zał. nr 5) wraz ze

0. spisami przekazywanej dokumentacji kategorii B oraz odpowiednimi

0. orzeczeniami archiwum państwowego (zał.nr 6).

0. Środki ewidencyjne wymienione w punkcie 3 z wyjątkiem kart udostępniania

0. stanowią kat. „ A”, powinny być one przechowywane w oddzielnych teczkach.

0. Sposób przechowywania dokumentów w archiwum zakładowym

0. § 11

0. 1. Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala, na dokumentację każdego referatu

0. przeznacza oddzielne miejsce w archiwum zakładowym. Z braku miejsca ,

0. dokumentację należy układać w kolejności napływu z różnych referatów

0. w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

0. 2. Dokumentację układa się na półkach bądź pionowo systemem bibliotecznym,

0. z lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur.

0. 3. Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać rozłożone. Jedynie mapy

0. o dużych wymiarach mogą być zwinięte na rolkach i przechowywane

0. w specjalnych pudłach -futerałach.

0. 4. Regały i półki powinny być oznaczone odpowiednią numeracją.

0. 5. W magazynie archiwum zakładowego powinien być wywieszony szkic

0. sytuacyjny, wskazujący sposób rozmieszczenia dokumentacji.

0. - 7 -

0. Udostępnianie dokumentacji w archiwum

0. § 12

0. 1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kategorii A i B dla celów

0. służbowych i naukowo-badawczych.

0. 2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą

0. pracownika odpowiedzialnego za archiwum , na podstawie

0. kart udostępniania ( wzór A 32) lub wpisu do zeszytu. Na udostępnienie

0. dokumentacji referatu zlikwidowanego zgodę wyraża kierownik referatu,

0. który przejął jego zakres działania lub - jeżeli takiego referatu nie można

0. ustalić - bezpośredni przełożony pracownika archiwum.

0. 3. Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na

0. zasadach określonych w odrębnych przepisach.

0. 4. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych

0. archiwum zakładowego pod nadzorem pracownika odpowiedzialnego lub

0. upoważnionego pracownika.

0. 5. W uzasadnionych wypadkach za zgodą kierownika urzędu lub osoby zastępującej dokumentacja może być wypożyczana poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych urzędu. Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować oraz sporządzić jej spis i opis (np.załączniki w postaci planów, plansz itp., dokumenty luźne,stan zachowania materiałów, braki itd.).

0. 6. Poza biura urzędu nie wolno wypożyczać żadnej dokumentacji.

0. 7. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać :

0. 1) dokumentacji zastrzeżonej przez kierownika urzędu, który ją przekazał,

0. 2) dokumentacji uszkodzonej,

0. 3) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

0. 8. Poszukiwania dokumentacji w archiwum zakładowym przeprowadzają

0. wyłącznie pracownicy tego archiwum.

0. 9. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą (wzór A 6)

0. Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację

0. § 13

0. 1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną

0. odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot

0. w wyznaczonym terminie.

0. 2. Pracownik odpowiedzialny za archiwum potwierdza odbiór udostępnionej

0. dokumentacji na karcie wypożyczenia lub wpisuje w zeszyt w obecności

0. osoby zwracającej.

0. 3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji,

0. pracownik odpowiedzialny sporządza protokół, który podpisują :

0. - 8 -

0. 1) wypożyczający dokumentację,

0. 2) pracownik odpowiedzialny za wypożyczenie dokumentacji,

0. 3) kierownik referatu, który wystąpił o wypożyczenie dokumentacji.

0. 4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada

0. się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów,

0. drugi - przechowuje się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, a trzeci

0. przekazuje się kierownikowi referatu, który wydał zezwolenie na

0. wypożyczenie dokumentacji.

0. 5. Kierownik zakładu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji,

0. przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do

0. odpowiedzialności służbowej.

0. Wydzielenie dokumentacji

0. § 14

0. 1. Co roku pracownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i wydzielenia

0. dokumentacji.

0. Przez wydzielenie należy rozumieć :

0. 1) wyłączenie dokumentacji kategorii A podlegającej przekazaniu do

0. archiwum państwowego,

0. 2) wyłączenie dokumentacji kategorii B - na makulaturę,

0. 3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE, przeznaczonej do

0. ekspertyzy.

0. 2. Wydzielenie dokumentacji odbywa się komisyjnie.

0. Komisja składa się z przewodniczącego wyznaczonego przez kierownika

0. urzędu, z przedstawiciela zainteresowanego referatu, obeznanego z całością

0. pracy tego referatu oraz pracownika archiwum zakładowego. Termin

0. przystąpienia do wydzielenia dokumentacji ustala sekretarz gminy

0. w porozumieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za archiwum.

0. 3. Wydzielenie dokumentacji referatów odbywa się na podstawie spisów

0. zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy

0. wydzieleniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu

0. teczek z ich zawartością.

0. 4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji zaliczonej do

0. materiałów archiwalnych (kat.A) w wykazie akt, może natomiast

0. przekwalifikować dokumentację kat. B do kat. A po uzgodnieniu

0. z właściwym archiwum państwowym. Może także zmienić termin

0. przechowywania dokumentacji niearchiwalnej.

0. 5. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji komisja sporządza

0. protokół, do którego dołącza spisy dokumentacji kategorii A i B.

0. 6. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokołem

0. przekłada się do zatwierdzenia kierownikowi urzędu, z którego

0. dokumentacja pochodzi.

0. - 9 -

0. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

0. § 15

0. 1. Po upływie terminu określonego w § 3 instrukcji archiwum zakładowe

0. przekazuje materiały archiwalne całego urzędu do właściwego archiwum

0. państwowego, na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.

Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego

/Wzór A 30/ sporządzonego przez archiwum zakładowe w trzech egzemplarzach

i podpisanego przez kierownika urzędu; jeden egzemplarz spisu zatrzymuje

archiwum zakładowe, dwa zaś egzemplarze przesyła się wraz z wnioskami do

archiwum państwowego.

3. Przy pierwszym przekazywaniu materiałów archiwalnych urzędu do archiwum

państwowego należy do spisów materiałów dołączyć krótką notatkę

zawierającą datę powołania Urzędu i zasięg jego działania oraz strukturę

organizacyjną i jednolity rzeczowy wykaz akt. Przy następnym przekazywaniu

materiałów do spisu dołącza się jedynie informację o zmianach w strukturze

organizacyjnej lub w jednolitym rzeczowym wykazie akt, jeżeli takie zmiany

zostały wprowadzone w okresie między jednym a następnym przekazaniem

materiałów archiwalnych.

4. Datę przekazania materiałów wpisuje archiwum zakładowe w odpowiednich

pozycjach spisu zdawczo-odbiorczego.

Przeznaczenie dokumentacji kategorii „B” na makulaturę

§ 16

1. Spisy dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę należy przesłać

do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej

zniszczenie.Spisy te wraz z protokołem brakowania sporządza się w dwóch

egzemplarzach.

2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczana na

makulaturę, powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego

odtworzenie jej treści i przekazania do zbiornicy surowców wtórnych.

- 10 -

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórek organizacyjnych oraz reorganizacji lub ustania działalności jednostki organizacyjnej

§ 17

1. W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej lub

zlikwidowanej komórki organizacyjnej przez prawnego następcę należy

przekazać mu na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akta spraw

niezakończonych.

Kopię tego spisu należy przekazać do archiwum zakładowego.Pozostałe akta

należy przekazać do archiwum zakładowego.

2. W przypadku reorganizacji jednostki organizacyjnej dokumentację należy

przekazać do archiwum zakładowego wg zasad ustalonych w pkt 1 § 17.

3. W przypadku ustania działalności jednostki organizacyjnej, postępowanie

z dokumentacją określa § 4 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa

Wyższego i Techniki z dnia 25.07.1984r.w sprawie zasad klasyfikowania

i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów

archiwalnych do archiwów państwowych - Dz.U.Nr 41,poz.216.

Nadzór nad archiwum zakładowym

§ 18

1. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają osoby upoważnione przez

Wojewodę oraz organy wyższego stopnia.

2. Prawo kontroli archiwum zakładowego mają również przedstawiciele

Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i właściwego wojewódzkiego

archiwum państwowego, którzy sprawują nadzór nad sposobami

zabezpieczenia, gromadzenia i ewidencji dokumentacji oraz nad metodami jej

porządkowania, inwentaryzacji i brakowania w archiwach zakładowych.

3. Archiwum zakładowe podlega również okresowej kontroli wewnętrznej

mającej na celu skonfrontowanie stanu zawartości dokumentacji z prowadzoną

ewidencją i ustalenie prawidłowości pracy archiwum zakładowego.