Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urząd Gminy Widuchowa
System Rada

System Rada
Profile Radnych, komisje, interpelacje, kalendarz posiedzeń.

System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

Zarządzenie Nr 183/2004


ZARZĄDZENIE Nr 183/2004

WÓJTA GMINY WIDUCHOWA

z dnia 21 maja 2004 r.

w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej.

Na podstawie art. 10 i art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 139, poz. 1324, Nr 124,

poz. 1152, Nr 229, poz. 2276) zarządzam, co następuje :

§ 1. Ustalam instrukcję inwentaryzacyjną obowiązującą w Urzędzie Gminy

w Widuchowej oraz jednostkach organizacyjnych Gminy stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy oraz pracownikom prowadzącym sprawy księgowości budżetowej i podatkowej.

§ 3. Traci moc Zarządzenie Nr 9/97 Wójta Gminy Widuchowa z dnia 27 lipca 1997

w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Załącznik do Zarządzenia Nr 183/2004

Wójta Gminy Widuchowa

z dnia 21 maja 2004 r.

I Cel, rodzaje i metody inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Widuchowa

Inwentaryzacja to zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych w Urzędzie. W znaczeniu tego określenia mieszczą się nie tylko czynności spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku, ale również uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Celem inwentaryzacji jest więc porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym i w ten sposób urealnienie tej ewidencji.

Aby zapewnić wiarygodność danych księgowych, należy inwentaryzować swoje aktywa i pasywa. Inwentaryzacja służy do kontroli majątku oraz uzyskaniu informacji dla potrzeb decyzyjnych.

Zgodnie z treścią art.26 i 27.ustawy o rachunkowości , czynności inwentaryzacyjne wykorzystywane dla weryfikacji realności oraz poprawności stanów aktywów i pasywów, związanej z zamknięciami rocznymi, należy przeprowadzać w czasie pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku.

Wśród rodzajów inwentaryzacji, które będą obowiązywały w Urzędzie ustalam: pełną, doraźną - kontrolną, zdawczo-odbiorczą i roczną .

Każda z nich będzie wykonywana na różne sposoby o charakterze organizacyjno-technicznym.

Metody inwentaryzacji:

  • spis z natury ilości poszczególnych składników majątku, ich wyceny i porównaniu tej wyceny z danymi ksiąg rachunkowych oraz celem wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

  • uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych Urzędu, stanu środków pieniężnych, wielkość kredytów bankowych, należności oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic,

  • porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem sald.

Osoby materialnie odpowiedzialne z chwilą przekazywania stanowiska powinny jednocześnie rozliczać się i przekazywać stanowiska protokólarnie.

II Terminy inwentaryzacji

Metoda inwentaryzacji

Rodzaj składnika majątku

Termin inwentaryzacji

Spis z natury

  • środki pieniężne w gotówce znajdujące się w jednostce (kasa)

  • papiery wartościowe (weksle, czeki, akcje, obligacje, bony

  • maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym

  • składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek, powierzone do sprzedaży, używania, przechowania

  • rzeczowe składniki aktywów obrotowych (tj. zapasy materiałów, towarów, produkty gotowe) znajdujące się na terenie niestrzeżonym

Na ostatni dzień roku

Rozpoczęcie spisu w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia roku następnego

Spis z natury

Znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewid. ilościowo - wartościową zapasy: materiałów, towarów, półproduktów, wyrobów gotowych.

Raz w ciągu 2 lat

Spis z natury

  • środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie strzeżonym

Raz w ciągu 4 lat

W drodze potwierdzenia sald

  • środki zgromadzone na rachunkach bankowych

  • należności (za wyjątkiem tytułów publ. - prawnych, należności wątpliwych lub spornych, należności od pracowników

  • pożyczki i kredyty

  • własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom (np. w komisie, na składzie - w postaci obcego arkusza spisu z natury)

Rozpoczęcie w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia roku następnego

Weryfikacja

  • środki trwałe do których dostęp jest utrudniony (np. instalacja podziemna wodociągowa, kanalizacyjna, gazowa)

  • grunty, drogi

  • zobowiązania

  • należności i zobowiązania sporne, wątpliwe, wobec pracowników, wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, rachunkowych tyt. publiczno - prawnych oraz jeżeli możliwe było przeprowadzenie spisu z natury lub otrzymanie potwierdzenia salda a także gdy w danym roku nie przypadał termin przeprowadzenia spisu

  • pozostałe środki trwałe ujęte w ewidencji ilościowej

  • prawo wieczystego użytkowania gruntu

  • wartości niematerialne i prawne

Corocznie - przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych

Za teren strzeżony uznaje się obszary znajdujące się w budynkach jednostek odpowiednio zabezpieczonych oraz tereny ogrodzone i dozorowane przez stróża lub system elektroniczny.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy dokonać fizycznej likwidacji środków trwałych (sprzętu) nie nadającego się do użytku przyjmując zasady opisane w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-ksiegowych.

III Spis z natury

Jedną z metod inwentaryzacji, najczęściej stosowaną, jest spis z natury. Polega on na liczeniu, mierzeniu, ważeniu i innych pomiarach rzeczowych składników majątku. Oznacza on czynności ustalania faktycznego stanu składników majątku Urzędu. Metoda ta odnosi się jednak tylko do składników mierzalnych, policzalnych.

Inwentaryzuje się w ten sposób: środki pieniężne (oprócz ulokowanych w bankach), akcje, obligacje, bony skarbowe, inne papiery wartościowe, rzeczowe składniki majątku obrotowego (materiały, towary, wyroby gotowe), środki trwałe (z wyłączeniem trudnych oglądowi oraz gruntów), a także objęte inwestycjami rozpoczętymi maszyny i urządzenia;

Spis z natury zalicza się do metody inwentaryzacji dowodowo niepodważalnej, uznają tę metodę jako najważniejszą i podstawową. Dlatego należy stosować ją tam, gdzie jest to możliwe.

Należy również objąć inwentaryzacją w drodze spisu z natury składniki obce znajdujące się na terenie Gminy i jednocześnie powiadomić ich właścicieli o wynikach inwentaryzacji (spisu).

Przeprowadzenie spisu z natury i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

W sposobie i technice rozliczania należy korzystać z dorobku nauki rachunkowości i zwyczajów przyjętych w praktyce.

Inwentaryzację metodą spisu z natury należy przeprowadzić nie tylko na ostatni dzień roku obrotowego ale również:

- na dzień zakończenia działalności jednostki, natomiast w przypadku połączenia lub podziału jednostek strony mogą w drodze pisemnej umowy odstąpić od inwentaryzacji,

- przy zmianie w obsadzie stanowisk osób materialnie odpowiedzialnych (tzw. inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza ),

- w przypadku zmian lub domniemania zmian w stanie składników majątkowych spowodowanych działaniem siły wyższej (pożar, powódź, kradzież z włamaniem ),

- na żądanie władz ( policji, prokuratury i sądu ),

- na żądanie osób materialnie odpowiedzialnych,

- jako element kontroli wewnętrznej (tzw. inwentaryzacje kontrolne w terminach nie zapowiedzianych),

- jako potwierdzenie wartości" inwentarza".

Spis z natury

Podstawę prac inwentaryzacyjnych stanowi plan inwentaryzacji opracowywany przez Skarbnika Gminy i zatwierdzany w zarządzeniu wewnętrznym w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji przez Wójta. Plan inwentaryzacji jest sporządzany według poniższego wzoru i stanowi integralna cześć zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji..

Etap I - Przygotowanie inwentaryzacji

Lp

Fazy czynności do wykonania

Odpowiedzialny

(wykonawca)

Szacunkowy termin zakończenia

1

Wydanie zarządzenia wewnętrznego (którego integralną częścią jest harmonogram oraz wykazy członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych)

Wójt, kierownik jednostki

2

Przeprowadzenie szkolenia-istruktażu

komisja inwentaryzacyjna, główny księgowy

3

Przygotowanie do inwentaryzacji poprzez:

a) uzgodnienie ewidencji pól spisowych z ewidencją księgową

b) przygotowanie (uporządkowanie) dokumentacji

c) uporządkowanie pól spisowych

Osoby odpowiedzialne materialnie i księgowość

Etap II - przygotowanie inwentaryzacji

Lp

Fazy czynności do wykonania

Odpowiedzialny

(wykonawca)

Szacunkowy termin zakończenia

1

Zebranie oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych materialnie

zespół spisowy

2

Zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników

zespół spisowy

3

Pobranie arkuszy spisowych zaewidencjonowanych jako druki ścisłego zarachowania

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

4

Przeprowadzenie spisów z natury

zespół spisowy, osoby odpowiedzialne materialnie

5

Uzgodnienie sald z bankami należności i z kontrahentami

wyznaczeni pracownicy księgowości

6

Porównanie i weryfikacja stanów ewidencyjnych z dokumentacją w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub uzgodnieniem sald

wyznaczeni pracownicy księgowości

7

Pobranie od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń końcowych

zespół spisowy

8

Przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (spisów z natury, protokołów, oswiadczeń) do komisji inwentaryzacyjnej

zespół spisowy

9

Przekazanie powyższych materiałów do księgowości

komisja inwentaryzacyjna

10

Udostępnienie osobom odpowiedzialnym materialnie prowadzonej przez nich ewidencji

zespół spisowy

12

Złożenie sprawozdań zespołów spisowych

zespół spisowy

Etap III - wycena materiałów inwentaryzacyjnych, ustalenie, weryfikacja i rozliczenie różnic

Lp

Fazy czynności do wykonania

Odpowiedzialny

(wykonawca)

Szacunkowy termin zakończenia

1

Wycena arkuszy spisowych oraz sprawdzenie poprawności dokumentacji inwenatryzacyjnej

księgowość

2

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych

księgowość

3

Wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych

osoby odpowiedzialne materialnie

4

Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych

komisja inwentaryzacyjna, zespoły spisowe, księgowość

5

Opracowanie sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej z weryfikacji różnic z wnioskami co do sposobu ich rozliczenia

komisja inwentaryzacyjna

6

Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej

skarbnik, radca prawny

7

Decyzja o rozliczeniu różnic

Wójt, kierownik jednostki

8

Ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie

księgowość

9

Archiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (5 lat)

księgowość

Powyższy schemat planu inwentaryzacji może w razie potrzeby rozszerzony i uszczegółowiony.

III .1. Komisja inwentaryzacyjna

Spis z natury dokonywany będzie własnymi siłami a więc do przeprowadzenia spisu wyznaczę spośród załogi (pracowników) Urzędu komisję inwentaryzacyjną doraźną w pełnym składzie, która będzie stanowiła zespół spisowy. Na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej wydam zarządzenie wewnętrzne.

Zarządzenie wewnętrzne w sprawie przeprowadzenia spisu będzie zawierać (załącznik nr 1):

  • powołanie osób do składu komisji inwentaryzacyjnej,

  • plan (harmonogram) ( terminy) czynności inwentaryzacyjnych

  • wskazanie osoby do przeprowadzenia szkolenia i instruktażu członków komisji inwentaryzacyjnej

  • zobowiązanie osób materialnie odpowiedzialnych do uporządkowania majątku (zapasów materiałów itp.), uzgodnienia ewidencji magazynowej z ewidencją księgową

  • wskazanie, że wyniki inwentaryzacji (rozpatrzone oraz rozliczone nadwyżki i niedobory zatwierdzone przez Wójta) winny być ujęte w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego

  • zobowiązanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do niezwłocznego złożenia sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji

  • pouczenie, że dokumenty rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych spisów z natury winny być dostarczone do skarbnika w terminach ustalonych w harmonogramie,

Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych sprawuje skarbnik lub osoba przez niego upoważniona, który informuje na bieżąco Wójta o wszystkich nieprawidłowościach.

III 2. Zespół spisowy

Przeprowadzając spis z natury, zespół spisowy powinien:

  • ustalać ilość określonego składnika majątku przez dokładne przeliczenie przemierzenie lub przeważenie i bezpośrednio wpisywać na arkusze spisu z natury -bez stosowania jakichkolwiek zapisów pomocniczych ( wyjątkiem mogą być tylko obliczenia, techniczne. przy ustalaniu ilości za pomocą obliczeń, lecz wówczas kartki te należy objąć ewidencja druków ścisłego zarachowania),

  • dopilnować, aby przez cały czas trwania spisu, równolegle z zespołem spisowym osoba materialnie odpowiedzialna dokonywała liczenia, mierzenia lub odczytywania wskazań wagi i aby do arkusza spisowego wprowadzone były dane ilościowe uzgodnione z tą osobą.

Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie(np. zgon), a najbliższe jej osoby ( np. rodzina) nie wyznaczyła innej osoby, wówczas zespół spisowy musi być co najmniej trzyosobowy. Przed przystąpieniem do spisu, zespół spisowy pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie o treści -Zał. Nr 4 .

III. 3. Arkusze spisu z natury

Każdy arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej:

= nazwę "arkusz spisu z natury"

= nazwę jednostki w postaci zapisu lub pieczątki,

= numer kolejny arkusza uniemożliwiający jego podmianę

= określenie metody inwentaryzacji (np. spis z natury, wg. obmiaru),

= nazwę pola spisowego ( np. pokój nr 23),

= godzinę i datę przeprowadzenia spisu, na każdym arkuszu,

= numer kolejny strony arkusza, dotyczących poszczególnych grup - składników ( np. środków trwałych. Materiałów, w stosunku do każdej z nich z podziałem na: pełnowartościowe, uszkodzone, obce...

= imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz imię i nazwisko osób wchodzących w skład zespołu spisowego, a także podpisy tych osób na każdej stronie arkusza spisowego,

= numer kolejny pozycji spisowej,

= szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. numer inwentarzowy, inne cechy),

= jednostkę miary, .

= ilość stwierdzoną z natury ( po przeliczeniu, sprawdzeniu ),- na stronie na której zakończono spis danej grupy składników -umieszcza się klauzulę "Spis zakończono na poz… strona...",

= podpisy osób materialnie odpowiedzialnych i zespołu spisowego na każdej stronie arkusza spisowego.

Wzór arkusza spisu z natury stanowi załącznik numer 7 do niniejszej instrukcji

Arkusz spisu z natury wpisany do książki druków ścisłego zarachowania stanowi dowód księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego określonego w ustawie o rachunkowości.

Zapisy błędne wprowadzone na arkusze spisowe mogą być korygowane natychmiast podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej -zgodnie z art.22 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Poprawianie zapisu powinno zatem polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczby pozostały czytelne oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej a także osoby przejmującej ( w przypadku spisu zdawczo - odbiorczego). Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby.

Spis z natury może być poddany wyrywkowej kontroli przez osobę wyznaczoną przez Wójta. Z wyników tej kontroli można nie sporządzać oddzielnego protokołu ale na dowód sprawdzenia na arkuszu spisowym przy sprawdzonej pozycji, kontrolujący oznacza swym podpisem i pieczątką imienną (jeśli taką posiada).

W razie stwierdzenia w toku kontroli nierzetelności spisu lub w późniejszym terminie (np. podczas wyceny przez pracownika księgowości), że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, będę zobowiązany zarządzić ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

Po zakończeniu spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna składa oświadczenie -Zał. Nr 5, a zespoły spisowe obowiązane są złożyć przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej -pisemną informację -o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, a zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i jego zabezpieczenia przed zniszczeniem lub kradzieżą. Komisja spisowa rozlicza się z pobranych arkuszy spisowych.

Wycena składników majątku dokonywana będzie przez osobę prowadzącą księgi inwentarzowe, bądź przez osobę wyznaczoną przez skarbnika przy współudziale komisji inwentaryzacyjnej bezpośrednio na arkuszach spisowych celem ustalenia łącznej wartości i porównanie ze stanem księgowym.

Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki, niedobory) dokonywane będzie na podstawie decyzji wójta, podjętej na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej -zaopiniowanej przez skarbnika i radcę prawnego.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Radca prawny opiniuje wnioski komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoborów za zawinione (gdy następuje obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej), po ewentualnej kompensacie niedoboru z nadwyżkami, przygotowuje dokumenty spraw spornych do sądu, a w przypadku niedoborów wskazujących na nadużycia - do organów ścigania.

Niedobory z nadwyżkami mogą być kompensowane, jeżeli spełnione są równocześnie trzy warunki:

  • dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej,

  • dotyczą podobnych składników majątku, przyjmując za podstawę do zrównania -mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki z niższą ceną,

  • zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.

Nie wolno kompensować niedoborów z nadwyżkami w środkach trwałych.

W przypadku pominięcia (niezauważenia) przy spisie niektórych składników, Wójt może zezwolić na przeprowadzenie spisu dodatkowego, zachowując wszystkie wymogi przeprowadzania spisu z natury.

Dokumentację rozliczeniową stanowią:

  • zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, (wzór stanowi załącznik Nr 8)

  • protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, (wzór stanowi załącznik Nr 2)

  • sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (wzór stanowi załącznik Nr 9)

III. Uproszczony spis z natury

Uproszczona inwentaryzacja jest stosowana:

  • w środkach trwałych i o charakterze wyposażenia - polega to na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych,

  • w środkach trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania - polega to na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych pracownikom przedmiotów w oparciu o dowody i ewidencję i uzyskaniu potwierdzenia zgodności przez pracownika. Można zastosować też metodę porównanie stanu ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania tego należy sporządzić protokół,

  • w stosunku do książek znajdujących się na stanie urzędu, przez wyrywkowe porównanie zapisów ze stanem rzeczywistym. Powinno być to potwierdzone podpisami osób przeprowadzających porównanie.

IV. Potwierdzanie sald należności.

Metoda uzgadniania sald to potwierdzenie stanów księgowych aktywów między kontrahentami. Art. 26 ustawy o rachunkowości nakłada obowiązek przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji:

  • środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,

  • należności oraz udzielonych pożyczek,

  • powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych urzędu stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Inwentaryzacja - należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych -może być rozpoczęta trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 stycznia następnego roku. Nie przewiduje się tzw. "milczącego potwierdzenia salda".

Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda określone w art.26 ust. l, pkt 3 ustawy o rachunkowości, tj.

# należności sporne i wątpliwe,

# należności z pracownikami,

# należności wobec kontrahentów (osoby fizyczne ) nie prowadzących żadnych ksiąg

rachunkowych,

# należności z tyt. publicznoprawnych, oraz

# przypadki w których niemożliwe było (z przyczyn uzasadnionych) potwierdzenie salda,

Nie można samowolnie odpisywać drobnych należności i zobowiązań w koszty. Może to nastąpić za zgodą wierzyciela lub Wójta.

IV. 1. Formy potwierdzania sald należności.

Uzgodnienie sald należności może się odbywać w różnych formach, a mianowicie :

  • pisemnej -na drukach ogólnie dostępnych -W praktyce stosowane są gotowe druki w trzech egzemplarzach, przy czym dwa z nich ( A i B ) wysyłane są do dłużnika (kontrahenta), a ostatni zostaje w jednostce w aktach księgowości. Jeden z egzemplarzy powinien wrócić do jednostki -z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,

  • poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym -w praktyce jest to również dość często stosowana forma, tym bardziej, że wydruk zawiera wykaz dowodów źródłowych składających się na saldo -z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,

  • poprzez potwierdzenie faksem lub pocztą elektroniczną,

  • saldo może być potwierdzone telefonicznie, tym, że w takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy krótką notatkę zawierającą:

-numer konta analitycznego,

-kwotę salda należności, z wyszczególnieniem pozycji składających się na to saldo,

-wskazanie imienia i nazwiska osoby upoważnionej (u wierzyciela) do potwierdzania sald,

-podpis osoby potwierdzającej (upoważnionej do potwierdzania sald)z pieczątką imienną oraz pieczątką firmy.

Saldo winno być potwierdzone poprzez umieszczenie wyrażenia „Potwierdzam saldo" lub "Saldo niezgodne z powodu…. ".

Należy pamiętać, że potwierdzenie salda przez osobę upoważnioną można traktować jako spełnienie wymogu uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia art. 123 K.C.

Obowiązek potwierdzania sald należności spoczywa na skarbniku oraz służbach finansowo-księgowych. Inwentaryzacja na podstawie uzgodnień sald z kontrahentami

Lp.

Rodzaj czynności

Osoby odpowiedzialne

1.

Sporządzenie i wysłanie do kontrahenta zawiadomień o wysokości sald

Pracownicy księgowości budżetowej i podatkowej

2.

Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności

Skarbnik przy współpracy pracowników księgowości budżetowej

3.

Ustalenie zgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych

Pracownicy księgowości budżetowej i podatkowej

V. Inwentaryzacja drogą weryfikacji

Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach itp..

Stosowana jest wtedy, kiedy nie można przeprowadzić inwentaryzacji metodami wcześniej opisanymi lub kiedy nie ma obowiązku inwentaryzacji co roku, np. w stosunku do środków trwałych.

Tą metodą inwentaryzuje się:

  • grunty, środki trwałe trudno dostępne oglądowi( rurociągi, kable..),

  • należności sporne i wątpliwe,

  • rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z pracownikami,

  • składniki finansowego majątku trwałego (udziały, akcje, papiery wartościowe ),

  • wartości niematerialne i prawne,

  • rozliczenia międzyokresowe,

  • należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych (osób fizycznych),

  • kapitały i fundusze, rezerwy i przychody przyszłych okresów, a także wszystkie pozostałe nie wymienione wyżej składniki aktywów i pasywów ( w tym również wszystkich zobowiązań ).

  • prawo wieczystego użytkowania gruntu.

W przypadku gdy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację.

Przy sprawozdaniach rocznych dołączony winien być protokół weryfikacyjny - wzór Zał. Nr 6 -oraz potwierdzenia sald.

Obowiązek inwentaryzacji drogą weryfikacji sald przy prawie wieczystego użytkowania gruntu obciąża osobę odpowiedzialną z księgowości podatkowej a co do pozostałych aktywów i pasywów pracowników z księgowości budżetowej.

VI. Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych

Do typowych dokumentów z przeprowadzonej inwentaryzacji zaliczyć należy:

  • zarządzenie Wójta w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, zawierający plan inwentaryzacji ( harmonogram ), (wzór stanowi załącznik Nr 1)

  • arkusze spisowe, (wzór stanowi załącznik Nr 7)

  • oświadczenia wstępne oraz oświadczenia po zakończonym spisie z natury osób materialnie odpowiedzialnych, (wzory oświadczeń zawarto w załącznikach 4 i 5)

  • sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury, (wzór stanowi załącznik Nr 3)

  • zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, (wzór stanowi załącznik Nr 8)

  • protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji, (wzór stanowi załącznik Nr 2)

  • potwierdzenia sald należności,

  • protokół z przeprowadzonej weryfikacji (wzór stanowi załącznik Nr 6)

Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres 5 lat w siedzibie Urzędu, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zbiory dokumentów inwentaryzacji rocznej oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowym lat ( np. "Spis z natury środków trwałych - 2004 r.").

Dokumentacja z inwentaryzacji rocznej i sprawozdania roczne -ze wszystkich kolejnych lat -archiwizować oddzielnie, ze szczególną pieczołowitością.


Załącznik nr 1

Zarządzenie nr …………..

z dnia………….……..znak

o przeprowadzenie inwentaryzacji

(pełnej, doraźno - kontrolnej, zdawczo - odbiorczej, rocznej)

w………………………

  1. Zarządzenie przeprowadzenia spisu z natury w (nazwa, oznaczenie inwentaryzowanego obiektu, pomieszczenia).

  2. Spisem z natury należy objąć składniki majątkowe………………….........

……………………………………………………………………………..

  1. Osobą materialnie odpowiedzialną jest…………........................................

……………………………………………………………………………..

  1. Termin rozpoczęcia…………………… zakończenia spisu z natury…………………….

  2. Do przeprowadzenia spisu z natury wymienionych składników majątkowych wyznaczam (komisję, zespół spisowy) w następującym składzie:

  1. ………………………..przewodniczący

  2. ………………………..członek

  3. ………………………..członek

Osoby powołane na członków zespołu ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwie oraz zgodne z obowiązującymi przepisami przeprowadzenie spisu z natury.

  1. Inwentaryzację należy przeprowadzić w/g stanu na dzień………………… zgodnie z planem inwentaryzacji stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.

  2. Arkusze spisowe wydano Przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.

  3. Szkolenia i instruktażu komisji inwentaryzacyjnej dokona skarbnik gminy.

(lub osoba przez niego upoważniona)

  1. Wyceny majątku dokona osoba prowadząca księgi inwentarzowe, bądź wyznaczony pracownik.

  2. Zobowiązuję osobę prowadzącą ewidencję mienia komunalnego do uzgodnienia stanu z ewidencją księgową (osobę prowadzącą księgi inwentarzowe).

  3. Zobowiązuję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do złożenia sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji (spisu z natury) do dnia …………………..

  4. Zobowiązuję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej przy współudziale osoby prowadzącej księgi inwentarzowe do sporządzenia protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji w terminie do dnia…………

i dostarczenie do opinii Radcy prawnego i Skarbnika do dnia……………

Wójt


0x08 graphic
Protokół

z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic

inwentaryzacyjnych, odbytego w dniu ich weryfikacji, tj….... 200.. r.

1 Dane identyfikujące jednostki; …………………………………

2. Nazwa pola spisowego ...............................................

3. Określenie składników majątku ………………………………………………………………

4. Skład komisji inwentaryzacyjnej...............................................................................................

5. Spis na dzień .......... 200 , -. r; rozpoczęto dnia ........... 200 ... r.; zakończono dnia ....,...-. 200 ... r.

6. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych otrzymano dnia .......... 200 ... r.

7. Wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych otrzymano dnia ......... 200 , .. r.

8. Dodatkowe dokumenty niezbędne przy rozpatrzeniu różnic ...................................

9. Opisowe wnioski komisji inwentaryzacyjnej (opisowe wnioski, gdy będzie to możliwe, mogą być zamieszczone na egzemplarzach zestawień zbiorczych spisów z natury lub zestawień różnic inwentaryzacyjnych).....................................

10. Uwagi osoby materialnie odpowiedzialnej, według załącznika z dnia ,...., 200 ... r.

11. Wnioski końcowe komisji inwentaryzacyjnej:

1) niedobory zawinione -stwierdzone na..............................................................................................

ilość ..... wartość ........ zł. kol;. ....... zestawienia wniosków ……………….

2) niedobory zawinione -stwierdzone na..............................................................................................

ilość ..... wartość ........ zł. kol;. ....... zestawienia wniosków ……………….

3) niedobory niezawinione do zaliczenia w ciężar kosztów stwierdzone na............................................

ilość ..... wartość ........ zł. kol;. ....... zestawienia wniosków ……………….

4) niedobory niezawinione do zaliczenia w ciężar kosztów stwierdzone na............................................

ilość ..... wartość ........ zł. kol;. ....... zestawienia wniosków ……………….

3) niedobory skompensowane z nadwyżkami stwierdzone na............................................

ilość ..... wartość ........ zł. kol;. ....... zestawienia wniosków ……………….

6).................................................................

7) .................................................................

Razem niedobory ………………..wartość..............zł

8) Nadwyżki do odniesienia na zmniejszenie kosztów stwierdzone na ...............................

ilość ..... wartość ………….. zł, kol. ....... zestawienia wniosków ..................

9) Nadwyżki skompensowane z niedoborami stwierdzone na ...........................

ilość ..... wartość ………….. zł, kol. ....... zestawienia wniosków ..................

10) …………………………………………………………………

11) …………………………………………………………………

12) …………………………………………………………………

Razem nadwyżki ……………………………. Wartość ……………………….. zł

12.Podstawowe wnioski komisji dotyczące wyeliminowania nieprawidłowości w gospodarce zapasami i ewidencji:.............................................................................................................................................................................................................................................................................................................Podpisy komisji inwentaryzacyjnej - przewodniczący .........................

- członek ................................

- członek................................

Dnia ......... .200…… r.

Osoba materialnie odpowiedzialna dnia ........................... 200 ... r-

Opinia głównego księgowego dnia ........................... 200 ... r.

Opinia radcy prawnego dnia ........................... 200 ... r.

Decyzje kierownika jednostki dnia ........................... 200 ... r.

  1. Straty nadzwyczajne wykazane w niniejszym protokole powstały w wyniku czynu noszącego znamiona przestępstwa - zawiadomić organa powołane do ścigania przestępstw.

  2. Stwierdzone w wyniku inwentaryzacji nadwyżki przyjęte zostały na stan i zaewidencjonowane w trybie przewidzianym w zakładowym planie kont.

  3. Wykazane w protokole niedobory należy uznać za zawinione i obciążyć ich wartością osoby ……………………………………… i dochodzić roszczeń z tego tytułu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

  4. Wykazane w protokole niedobory o wartości ………….. należy uznać za niezawinione i spisać ich wartość w koszty (straty) Urzędu.

…………………………

(Wójt)

…………..dnia ………………. Podpisy

…………………………..


Załącznik nr 3

Sprawozdanie opisowe

przewodniczącego zespołu spisowego dotyczącego pola spisowego nr .....................................

nazwa pola............................ z przeprowadzonej w czasie od.....................................................

do........................................... 200.....r. inwentaryzacji metodą okresową (ciągłą) następujących składników majątkowych..............................................................................................................

Skład zespołu spisowego Nr.......................................

  1. przewodniczący……………………………..

  2. członek……………………………………..

  3. członek………………………………………

Składniki majątkowe spisane zostały na arkuszach spisu z natury:

nr…………… liczba pozycji

nr…………… liczba pozycji

Naniesienie poprawki na arkusze spisowe nr.......... w poz. nr..............................

W wyniku szczegółowego sprawdzenia pomieszczeń……………. stwierdzono, że wszystkie składniki majątkowe zostały ujęte w arkuszach spisu z natury, a stan pomieszczeń jest następujący:

a) stan pomieszczenia i jego zabezpieczenie (kraty, zamki, sygnalizacja) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

b) sposób przechowywania i zabezpieczenia kluczy od pomieszczeń:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

c)środki zabezpieczenia przeciwpożarowego i ich stan:

.......................................................................................................................

………………………………………………………………………………..

  1. ocena stanu składników majątkowych (zbędne, nadmierne):

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

W czasie dokonania spisu z natury stwierdzono następujące usterki i nieprawidłowości w zakresie zabezpieczenia, przechowywania, magazynowania i konserwacji majątku:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

W celu pełnego zabezpieczenia przechowywanego mienia potrzebne są następujące środki zabezpieczające:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

W trakcie dokonywania spisu z natury (komisja inwentaryzacyjna) napotkała na następujące trudności:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Inne uwagi: (np. rozliczenie z pobranych arkuszy)

………………………………………............

…………….dnia……………… ..............................................................

Podpis przewodniczącego zespołu spisowego

.....................................................................

Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej


Załącznik nr 4

………………..dnia………………

Oświadczenie wstępne

Oświadczam, że wszystkie operacje dotyczące przychodu i rozchodu (materiałów, towarów, środków trwałych, gotówki) za które odpowiadam zostały do chwili rozpoczęcia spisu prawidłowo udokumentowane i wykazane w obowiązującej dokumentacji przekazanej do działu księgowości.

………………………………………………..

podpis osoby materialnie odpowiedzialnej


Załącznik Nr 5

…………………………dnia…………………

Oświadczenie końcowe

Oświadczam, że materiały, towary, środki trwałe, gotówka,……………..zostały w mojej (naszej) obecności prawidłowo przeliczone, przemierzone, przeważone i ujęte prawidłowo do spisu.

Nie roszczę (rościmy) żadnych pretensji co do prawidłowości spisu oraz komisji.

……………………………….. …………………………………….

podpis osoby mat. odpowiedzialnej podpis osoby przyjmującej


Załącznik nr 6

Pieczątka jednostki Widuchowa dnia …………………..

Protokół weryfikacji pozostałych aktywów i pasywów

na dzień 31 grudnia ……………r

Nr konta

Nazwa konta

Stan przed weryfikacją

Stan po weryfikacji

Uwagi

01

02

08

20

20

20

22

22

23

23

24

24

30

30

31

31

33

60

60

Pozostałe

Środki trwałe (gdy nie przypada termin ich spisu)……………………

Wartości niematerialne i prawne

Nakłady na środki trwałe w budowie

Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami - należności (osoby fizyczne, niskie salda)

Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami - zobowiązania (osoby fizyczne, niskie salda)

Roszczenia sporne

Rozrachunki publiczno - prawne należności z tyt………………….

Rozrachunki publiczno - prawne zobowiązania z tyt………………….

Rozrachunki z pracownikami

- należności…………………...

Rozrachunki z pracownikami

- zobowiązania………………..

Pozostałe rozrachunki

- zobowiązania………………..

Pozostałe rozrachunki

- należności…………………..

Materiały w drodze

Dostawy niefakturowane

Materiały, towary w drodze

Materiały (gdy nie przypada termin ich spisu)

Towary (gdy nie przypada termin ich spisu)

Wyroby poza jednostką

Wyroby (gdy nie przypada termin ich spisu)

Kapitały

Fundusze

Rezerwy

Po wprowadzeniu do ksiąg rachunkowych ustaleń wynikających z niniejszego protokołu salda aktywów i pasywów uznać można (nie można z poniższych powodów uznać) za realne i prawidłowe ................................................................................

.............................................................................................

...................................... ..........................................................................................

Skarbnik Podpisy osób dokonujących porównania i weryfikacji


0x08 graphic
0x08 graphic
0x08 graphic
ARKUSZ SPISU Z NATURY

UNIWERSALNY

Rodzaj inwentaryzacji:__________________________________

Sposób przeprowadzania:________________________________

Nazwa jednostki inwentaryzowanej: ......................................

Adres: .............................

Imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej: .............................

Skład komisji Inwentaryzacyjne! (zespołu spisującego): Inne osoby obecne przy spisie:

(imię. nazwisko, stanowisko służbowe) (imię, nazwisko, stanowisko służbowe)

l ..............................................

2 .............................................

3 ................................

Spis rozpoczęto dnia:......................... o godz:...................... Spis zakończono dnia:................... o godz:...........

L.p.

KTM symbol indeksu

Nazwa (określenie)

przedmiotu spisywanego

J.m.

Ilość stwierdzona

Stan księgowy

Uwagi

ilość

cena

Wartość

złotych

gr

RAZEM:


0x08 graphic

Podpis osoby materialnie odpowiedzialnej:

Wycenił: .............................................................

(imię i nazwisko) Podpis

Sprawdził:........................................................

(imię i nazwisko) Podpis


0x08 graphic

ZESTAWIENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

na dzień…………………… 200… r

………………………………. Dotyczy……………………….. Strona…………

symbol dokumentu

Lp.

Nr dokumentu

np spisu z natury

KTM

symbol indeksu

Nazwa (określenie)

spisywanego przedmiotu

Jednostka miary

Cena

Stan faktyczny w dniu spisu

Stan księgowy w dniu spisu

Różnice inwentaryzacyjne

Różnice do księgowania na kontach

Uwagi

arkusz

pozycja

niedobory

nadwyżki

blok

karta

ilość

wartość

ilość

wartość

ilość

wartość

ilość

wartość

Wn

Ma

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18


0x08 graphic

Sprawozdanie końcowe

przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej

1. Skład komisji inwentaryzacyjnej:

przewodniczący ...................... stanowisko.......................

członek ............................ stanowisko .......................

członek ............................ stanowisko .......................

2 Uwagi i spostrzeżenia pozytywne i negatywne o przygotowaniu pól do spisu ......................................

…………………………………………………………………………………………………………….

3. Realizacja harmonogramu, czynności inwentaryzacyjnych (opóźnienia w spisach i innych czynnościach oraz ich przyczyny) .....................................................................................................................................

4. Trudności w sprawnym przebiegu spisów według uwag zawartych w sprawozdaniach

zespołów spisowych (przyczyny obiektywne i subiektywne)...................................................

5. Synteza wniosków ujętych w sprawozdaniach poszczególnych zespołów spisowych ...

……………………………………………………………………………………………….

6. Wnioski końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej o ogólnym zasięgu . .

Dnia ........ 200 ... r. Podpis przewodniczącego..................................

7. Uwagi głównego księgowego ...........................................

8. Uwagi radcy prawnego .................................................

9. Uwagi kierownika jednostki.............................................

Str.

Pieczęć

Podpisy komisji inwentaryzacyjnej:

1 Przewodniczący: ...................................

  1. Członek: .............................................

  2. Członek: .............................................

Załącznik Nr 7

Załącznik Nr 8

Załącznik Nr 2

Załącznik Nr 9

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Mariusz Gralak 15-07-2004 11:18:32
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Mariusz Gralak 15-07-2004
Ostatnia aktualizacja: Mariusz Gralak 15-07-2004 11:18:32