Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urząd Gminy Widuchowa
System Rada

System Rada
Profile Radnych, komisje, interpelacje, kalendarz posiedzeń.

System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

Zarządzenie Nr 166/2004


ZARZĄDZENIE Nr 166/2004

WÓJTA GMINY WIDUCHOWA

z dnia 15 kwietnia 2004 roku

w sprawie wprowadzenia do realizacji instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi w Urzędzie Gminy Widuchowa i jednostkach organizacyjnych.

Na podstawie art. 10. ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 139, poz. 1324, Nr 124,

poz. 1152, Nr 229, poz. 2276) dla zapewnienia prawidłowego obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz gospodarki rzeczowymi składnikami majątku gminy zarządzam :

§ 1. Wprowadzenie do realizacji „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo -księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątku Gminy stanowiącej załącznik

do niniejszego Zarządzenia.

§ 2. Zobowiązuje się pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę finansowo -księgową i ewidencję środków rzeczowych oraz wszystkich użytkowników tych środków

do ścisłego stosowania i przestrzegania „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo -księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątku Gminy".

§ 3. Nadzór nad wprowadzeniem instrukcji oraz jej przestrzeganiem powierza się Skarbnikowi Gminy.

§ 4. Traci moc Zarządzenie Nr 8/97 z dnia 20 czerwca w sprawie wprowadzenia

do realizacji instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Załącznik do Zarządzenia Nr 166/2004

Wójta Gminy Widuchowa

z dnia 15 kwietnia 2004 r.

INSTRUKCJA W SPRAWIE OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH I GOSPODARKI RZECZOWYMI SKŁADNIKAMI MAJĄTKU W URZĘDZIE GMINY WIDUCHOWA

Księgi rachunkowe w Urzędzie Gminy Widuchowa prowadzi się według zasad określonych w Zarządzeniu Nr 165/2004 w sprawie ustalenia polityki rachunkowości w Urzędzie Gminy Widuchowa oraz jednostkach organizacyjnych.

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Celem instrukcji jest:

1. Zapewnienie właściwego sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwowania, kontroli dokumentów bieżącego i prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej.

2. Zapewnienie prawidłowego i terminowego dokonywania rozliczeń finansowych /terminowego ściągania należności i spłaty zobowiązań/.

3. Prowadzenie gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi zasadami wykonywania budżetu i gospodarki środkami pozabudżetowymi.

4. Zapewnienie prawidłowego zawierania umów, zaciągania zobowiązań, wymiaru i ściągania należności podatkowych.

II. DOWODY KSIĘGOWE

1. Dokumentami księgowymi nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dowodów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawą zapisów księgowych.

2. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • okręcenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

  • określenie stron /nazwy, adresy / dokonujących operacji gospodarczej

  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych

  • datę dokonania operacji lub datę sporządzenia dowodu i

  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

  • stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

3. Dowody księgowe powinny być:

rzetelne tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują

kompletne tj. zawierające dane określone w ustępie 2

W dowodach księgowych nie dokonuje się wymazywania i przeróbek. Błędy w zapisach poprawia się poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca. Błędy w zapisach można również korygować poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi lub tylko ujemnymi.

4. Sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, czy dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.

Sprawdzenie dowodów pod względem formalno-rachunkowym polega na ustaleniu czy: wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu a dane liczbowe nie zawierają błędów rachunkowych

5. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodach lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby do tego upoważnione.

6. Za dowody księgowe uważa się również:

polecenie księgowania

noty księgowe

listy płac

7. Polecenie księgowania sporządza się w celu dokonania zapisu księgowego nie wyrażającego faktu dokonania operacji gospodarczej /np. wystornowanie błędnego zapisu, przeniesienie rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg/ oraz w innych wypadkach wynikających ze stosowanej techniki księgowej.

8. Za noty księgowe uważa się dowody wystawione przez kontrahentów jednostki w celu skorygowania jej własnych dowodów zewnętrznych i dowody przez jednostkę dokonującą księgowania w celu skorygowania dowodów obcych lub własnych zewnętrznych.

9. Wszystkie dokumenty księgowe zewnętrzne winny być rejestrowane w ewidencji pism przychodzących i rozpisywane na właściwe stanowiska. Po zarejestrowaniu dokumenty te powinny być przekazane do samodzielnych stanowisk, których dotyczą celem opisania i sprawdzenia pod względem merytorycznym. Po dokonaniu w/w czynności dowody te należy niezwłocznie przekazać do referatu księgowości w celu dalszej realizacji.

Przetrzymywanie dowodów przez poszczególne samodzielne stanowiska pracy jest niedopuszczalne, gdyż nieterminowa zapłata zobowiązań łączy się z naliczeniem dłużnikowi odsetek za zwłokę.

Pracownicy, którzy nie przedłożą dowodów do realizacji w terminie 3 dni będą ponosić materialną odpowiedzialność za wynikłe z tego tytułu zobowiązania.

III. DOKUMENTACJA DOTYCZĄCA PŁAC

1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista plac.

Podstawowym źródłem do sporządzania listy plac jest pismo angażujące, które może mieć formę:

  • ustalenie wynagrodzenia Uchwałą Rady Gminy,

  • umowy o pracę

  • zmiany umowy o pracę

  • rozwiązanie umowy o pracę

  • wykazu nadgodzin nauczycieli

  • zawiadomienie o przyznaniu nagród i innych wynagrodzeń

Pisma angażujące wystawia komórka do spraw kadrowych na podstawie decyzji Wójta w trzech egzemplarzach: oryginał dla pracownika, pierwsza kopia dla kadr, druga kopia dla księgowości.

Listy plac sporządza pracownik księgowości na podstawie dowodów źródłowych. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:

  • okres, za jaki obliczono wynagrodzenie nazwisko i imię pracownika

  • sumę wynagrodzenia brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac

  • sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły

  • sumę wynagrodzeń netto

  • sumę zasiłku rodzinnego

  • łącznie sumę wynagrodzeń do wypłaty

  • pokwitowanie odbioru wynagrodzenia

W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń z tytułu należności egzekucyjnych na podstawie tytułów wykonawczych.

Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie oraz zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy obowiązującymi w tym zakresie. Wypłata wynagrodzeń za dany miesiąc dla pracowników opłacanych „z dołu" następuje w ciągu 6 dni od końca miesiąca.

Wypłata za miesiąc grudzień może być wypłacona przed w/w terminem. Wypłata wynagrodzeń dla pracowników opłacanych „z góry" następuje pierwszego dnia miesiąca, którego dotyczy.

W przypadku, gdy pierwszy dzień miesiąca przypada w niedzielę, święto lub dzień wolny od pracy wypłata następuje w następnym dniu roboczym.

Listy płac, przelewy i inne dokumenty dotyczące płac winny być złożone do sprawdzenia i zatwierdzenia w dniu poprzedzającym wypłatę wynagrodzeń. Listy płac powinny być podpisane przez: osobę sporządzającą, osobę sprawdzającą /Skarbnik lub osoba upoważniona/, osobę zatwierdzającą /Wójt lub osoba upoważniona/ .

W Urzędzie Gminy stosuje się formę wypłat wynagrodzeń poprzez; przelewy na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy pracownika, wypłatę gotówkową przez kasę Banku Spółdzielczego w Widuchowej. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowanie zawarte są w przepisach prawa dotyczących ubezpieczeń społecznych.

IV. ZASADY OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

1. Zasady obiegu dokumentów w zakresie dokonywania wydatków:

Dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być przed dokonaniem wypłaty sprawdzony pod względem merytorycznym przez osobę do tego upoważnioną.

Dowód stanowiący podstawę wypłaty powinien być również sprawdzony pod względem formalnym i rachunkowym przez osobę do tego upoważnioną.

Dowody sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym podlegają zatwierdzeniu do wypłaty przez Wójta lub osobę upoważnioną oraz Skarbnika lub osobę do tego upoważnioną.

Do dowodu winne być podłączone załączniki tj. kopia umowy lub zamówienia, protokół odbioru /przy robotach i usługach/ oraz kosztorys powykonawczy przy płatnościach inwestycyjnych. Załączniki mogą również być przechowywane w osobnych segregatorach.

Na każdym dowodzie wypłaty, przelewie musi być postawiony stempel Banku, co jest dowodem realizacji takiego wydatku z konta Gminy.

2. Dokumenty operacji kasowych.

Ustalono na podstawie umowy z Bankiem PKO BP o/Gryfino wysokość zaliczki na znaki skarbowe w kwocie 2.000 zł. Uzyskana ze sprzedaży znaków prowizja stanowi dochód budżetu Gminy. Wszystkie operacje kasowe prowadzi kasa Banku Spółdzielczego o w Widuchowej na podstawie prawidłowo wystawionych i podpisanych przez upoważnione osoby dokumentów.

Dowody wpłat są wystawiane przez pracowników działu finansowego w trzech egzemplarzach, a gotówka jest wpłacana do kasy banku.

Urząd prowadzi usługi na rzecz ludności w postaci kopiowania dokumentów na ksero odpłatnie. Odpowiedzialna za to pracownica pobiera opłatę za w/w czynności na kwitariusz. Kwitariusz rozliczany jest raz w miesiącu, a gotówka jest wpłacana do kasy banku. Pracownik rozliczający podatek VAT wystawia rachunek i odprowadza go na konto Urzędu Skarbowego.

3. W zakresie obrotu gotówkowego:

Podstawą wystawienia dowodu wypłaty - KW -jest oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Dowód wypłaty /KW/ wystawia pracownik księgowości w dwóch egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby realizuje Kasa Banku Spółdzielczego w Gryfinie o/Widuchowa.

4. W zakresie obrotu bezgotówkowego:

Udokumentowaniem obrotu bezgotówkowego są:

- polecenie przelewu

Podstawą do wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu wystawia pracownik księgowości lub inna osoba do tego upoważniona w czterech egzemplarzach, które po podpisaniu przez upoważnione osoby składa w banku. Przelewy są ewidencjonowane w rejestrach przelewów. Po zrealizowaniu przelewu Urząd otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym ostatni egzemplarz /odcinek/ przelewu.

W przypadku złożenia jednorazowo więcej niż dwóch egzemplarzy przelewów należy sporządzić zbiorcze polecenie przelewu w dwóch egzemplarzach, które po podpisaniu przelewu składa w banku.

-wyciągi z rachunków bankowych

Wyciągi bankowe otrzymane z banku winny być sprawdzone przez pracownika księgowości z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy bezzwłocznie uzgodnić z bankiem prowadzącym obsługę finansową Urzędu.

5. W zakresie obrotu środkami rzeczowymi:

Zakupy rzeczowych składników majątkowych dokonywane są na podstawie udzielonego zlecenia zamówienia -zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych. W odniesieniu do dostaw, robót i usług - zlecenia i zamówienia sporządzane są przez wyznaczonych pracowników i podpisywane przez Wójta Gminy i Skarbnika.

Zlecenia i zamówienia sporządzane są w dwóch egzemplarzach :

    • oryginał przesyła się zainteresowanemu kontrahentowi,

    • kopia a/a.

Składający zamówienie uzgadnia z Wójtem i Skarbnikiem celowość, gospodarność, legalność wydatku, zgodną z prawem realizację zakupów. Wybierając wykonawcę na usługi należy kierować się zasadą oszczędności i gospodarności. Zgodnie z ustawą o prawo zamówień publicznych zakupy należy realizować u sprzedawców oferujących najlepsze warunki. W przypadkach określonych obowiązującymi przepisami ogłasza się przetarg. Drobne zakupy, mogą być dokonywane bez zamówień na polecenie ustne.

a) Działalność bieżąca i inwestycyjna powinna być dokumentowane przez:

- faktury VAT lub rachunki:

b) Dokumentami przychodowymi i rozchodowymi środków trwałych, o charakterze wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych są:

- dowód „OT" - przyjęcie środka trwałego lub księgowanie bezpośrednio z faktury zakupu

- dowód „PT" - przekazanie środka trwałego

- dowód „LT" - likwidacja środka trwałego lub spis na oddzielnym arkuszu przedmiotów przeznaczonych do likwidacji

Dowód „OT" wystawiany jest w oparciu o protokół przejęcia środka trwałego z inwestycji oraz zakupu środka trwałego na podstawie faktury lub rachunku. Dowodem uzasadniającym przyjęcie na stan środka trwałego jest druk OT wypełniony i podpisany przez Wójta i Skarbnika. Na druku tym określa się nazwę podmiotu. W rubryce „charakterystyka” podaje się cechy indywidualne np. nr fabryczny, formaty itp. Wartość przyjmowanego środka trwałego ustala się na podstawie ceny nabycia. Dowód wewnętrzny sporządza się niezależnie od innych dowodów w dwóch egzemplarzach, z których:

    • oryginał dołącza się do rachunku dla potrzeb księgowych.

Dowód „LT" wystawiany jest w oparciu o protokół złomowania i likwidacji rzeczowych składników majątkowych. Komisja Likwidacyjna powołana przez wójta na wniosek poszczególnych referatów dokonuje oględzin sprzętu nie nadającego się do użytku i dokonuje fizycznej likwidacji. W przypadku sprzętu specjalistycznego (urządzenia, przyrządy, komputery itp.) potrzebna jest opinia jednostki wyspecjalizowanej w tym zakresie.

Protokół likwidacji sporządza się w dwóch egzemplarzach, który powinien zawierać:

    • nazwę przedmiotów objętych likwidacją,

    • dokładna charakterystykę jak: nr fabryczny, rozmiar, itp.

    • ilość zlikwidowaną,

    • cenę jednostkową,

    • wartość,

    • podpis z datą i opinią członków komisji,

    • sposób fizycznej likwidacji.

Protokół podpisuje pracownik materialnie odpowiedzialny oraz kierownik referatu. Protokół stanowi podstawę wyksięgowania tych pozycji z książek inwentarzowych po zatwierdzeniu przez wójta. Jeden egzemplarz protokołu likwidacji przewodniczący Komisji Likwidacyjnej składa do referatu finansowego, drugi przekazuje pracownikowi odpowiedzialnemu materialnie. Dopuszcza się zamiast dowodu „LT" spisanie na arkuszu spisu lub papierze środki trwałe przeznaczone do likwidacji. Przekazywanie rzeczowych składników majątku trwałego następuje przy zastosowaniu druków PT Dowód „PT" wystawiany jest na podstawie protokółu zdawczo-odbiorczego, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania. Druki „PT” wystawia pracownik odpowiedzialny za gospodarkę majątkiem trwałym w trzech egzemplarzach, które podpisane przez wójta, pracownika materialnie odpowiedzialnego i głównego księgowego jednostki przekazującej i przyjmującej przekazuje do:

    • oryginał do referatu finansowego

    • kopię do jednostki przyjmującej

Ewidencja ilościowo-wartościowa środków trwałych prowadzona jest przez pracownika księgowości techniką komputerową w/g klasyfikacji rodzajowej środków trwałych oraz miejsca znajdowania się środka trwałego. Ewidencja pozostałych środków trwałych/wyposażenie/ prowadzona jest w księgach inwentarzowych z podziałem w/g miejsc użytkowania i osób odpowiedzialnych.

Poza prowadzeniem ewidencji majątku w zakresie gospodarki środkami trwałymi należy:

- znakowanie środków trwałych numerami inwentarzowymi

- wywieszenie „Spisu inwentarza"

- zabezpieczenie środków trwałych przed zniszczeniem, uszkodzeniem, kradzieżą

- przechowywanie i eksploatowanie środków rzeczowych zgodnie z przeznaczeniem.

Znakowaniu podlegają maszyny, urządzenia techniczne, meble biurowe. Przesuwanie środków rzeczowych miedzy komórkami organizacyjnymi może odbywać się za zgodą kierownika jednostki.

Likwidację środków trwałych przeprowadza się komisyjnie.

Komisje likwidacyjną powołuje Wójt. Fizyczna likwidacja przeprowadzana jest w obecności komisji.

Komisja sporządza protokół z przebiegu fizycznej likwidacji przedmiotu.

Protokół komisji likwidacyjnej zatwierdza Wójt.

Książki w bibliotekach ewidencjonuje się wartościowo w/g miejsc użytkowania i osób materialnie odpowiedzialnych.

Książki, wydawnictwa urzędowe i fachowe znajdują się w referacie organizacyjnym a w razie potrzeby wypożyczane są przez pracowników do wglądu i wykorzystania.

Dokumentami inwentaryzacyjnymi są:

- arkusze spisu z natury

- zestawienie różnic inwentaryzacyjnych

Terminy, częstotliwość spisów z natury określa Zarządzenie Wójta, nie rzadziej jednak niż raz na cztery lata. Arkusz spisu z natury sporządzony jest przez Przewodniczącego zespołu spisowego w dwóch egzemplarzach. Po nadaniu numeru arkuszowi spisu z natury, staje się on dokumentem ścisłego zarachowania. Dowód ten służy do ustalenia rzeczywistego stanu w drodze spisu z natury rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych.

Po dokonaniu wyceny, należy ustalić różnice inwentaryzacyjne, które należy ująć w księgach rachunkowych. Podstawą odpisania niedoborów, szkód jest decyzja Wójta wydana na wniosek Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej.

6. Dowody dotyczące robót i usług:

Zlecanie robót i usług osobom fizycznym i prawnym odbywa się w trybie zawierania określonych rodzajów umów pisemnych np. umowy zlecenia, umowy o dzieło lub zlecenie ustne na wykonanie drobnych prac. W umowie strony ustalają zakres robót i usług, termin realizacji, wysokość wynagrodzenia, formę zapłaty. Wykonanie drobnych prac na rzecz gminy potwierdza osoba odpowiedzialna /dyrektor szkoły, kier. biblioteki, pracownik urzędu gminy/.

Umowa winna być podpisana przez Wójta i kontrasygnowana przez Skarbnika.

Faktura lub rachunki za roboty lub usługi winny być zaakceptowane przez inspektora nadzoru lub upoważnionego pracownika, który dokonuje rozliczenia robót lub usług.

W przypadku nieterminowego wywiązania się z umowy naliczane są kary umowne określone w umowie które należy potrącić przy realizacji faktury. Do faktury o zapłatę za roboty budowlane dołącza się protokół odbioru. Stwierdzone usterki ujmuje się w protokóle z podaniem ostatecznego terminu ich usunięcia.

Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących rozpoczętych inwestycji są:

- faktury zewnętrzne dostawców oraz wykonawców sprawdzone uprzednio przez inspektora nadzoru

- dowody wydania materiałów.

Przy opracowaniu dokumentacji projektowo- kosztorysowej do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół z przyjęcia wykonanej dokumentacji. W protokole tym należy również umieścić dane dotyczące osoby lub komórki, której powierzono dokumenty do przechowania. W zakresie robót budowlano-montażowych do faktury wykonawcy powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy przez inspektora nadzoru. W przypadku przekazania z magazynu do montażu maszyn i urządzeń inwestycyjnych na inwestycje wykonane we własnym zakresie - należy wystawić dowód „RW”. Udokumentowanie wydania materiałów j.g.u. oraz jednostki gospodarki nieuspołecznionej, będącymi wykonawcami inwestycji- stanowi dowód „WZ” . Zwrot nie zużytych przez wykonawcę materiałów następuje na podstawie dowodu „ZW”.

Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących zakończonych inwestycji są:

- protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji

- kosztorys powykonawczy

- dowód „OT" - przyjęcie środka trwałego

- polecenie księgowania

Protokół odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku z inwestycji obiektów majątku trwałego. Do protokołu powinny być dołączone dowody „OT", w których ustala się wartość i granice poszczególnych składników obiektów otrzymanych z inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku sporządzany jest przez pracownika d/s inwestycji w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem:

- oryginał do księgowości

- pierwsza kopia do księgowości

- druga kopia pozostaje w komórce d/s inwestycji

Gospodarka materiałowa

Materiały są to rzeczowe składniki majątku obrotowego zakupione we własnym zakresie. Do materiałów zalicza się: materiały podstawowe, opakowania, paliwa, bez względu na to, czy znajdują się w magazynie jednostki czy w przechowaniu u innych jednostek.

Wartościowo materiały ujmowane są na koncie syntetycznym 310 „Materiały”.

Ewidencjonowane na koncie 310 „Materiały” są przekazywane wykonawcom robót za ich potwierdzeniem odbioru zgodnie z zakupem.

Po zakończeniu częściowego lub całkowitego odcinka robót materiały są rozliczane przez inspektora nadzoru protokołem częściowym lub końcowym odbioru robót. Wbudowane materiały wyksięgowuje się w koszty, a w razie nie rozliczenia całości materiałów przekazanych wykonawcy, zostaje on obciążony różnicą nie rozliczoną.

Ewidencjonowane materiały na koncie 310 „Materiały” na koniec każdego roku należy zinwentaryzować i rozliczyć. W razie niezgodności rzeczywistego stanu materiałów w magazynie, a ilością wykazaną na koncie 310 „Materiały” należy obciążyć osobę materialnie odpowiedzialną za ten stan rzeczy.

Gospodarka materiałami biurowymi

Zakupu materiałów biurowych dokonuje się według bieżącego zapotrzebowania i przekazywane bezpośrednio do zużycia na stanowiskach pracowniczych. Każdorazowe zakupy księgowane są bezpośrednio w ciężar kosztów

Dokumentacja transportu

Ewidencja materiałów pędnych - karty drogowe.

Zakup materiałów pędnych księgowany jest na koncie 310 - Materiały. Inspektor Urzędu sprawdza czy zakupione ilości materiałów pędnych zostały wpisane do karty drogowej.

Niezależnie od tego w karcie drogowej kierowca podaje ilość przejechanych kilometrów, ilość godzin przepracowanych, stan paliwa z poprzedniego dnia oraz stan licznika w momencie przystąpienia do pracy i zakończenia pracy.

W oparciu o powyższe dane ustala się jakie było w danym miesiącu zużycie paliwa dla pojazdu w stosunku do zatwierdzonej normy zużycia paliwa. W przypadku przepału obciążany jest kierowca.

Nadzór nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji sprawuje Wójt.

V. WYMIAR I WINDYKACJA NALEŻNOŚCI PODATKOWYCH

Referat Finansów - pracownik ds. wymiaru podatków dokonuje ustalenia zobowiązania podatkowego :

- podatku rolnego

- podatku od nieruchomości

- podatku leśnego

- łącznego zobowiązania pieniężnego

Podstawowymi dokumentami do naliczenia wymiaru są :

- dane podatnika

- karta gospodarstwa

- karta nieruchomości

- karta lasu

Karta gospodarstwa - prowadzona jest dla podatników podatku rolnego podlegających obowiązkowi podatkowemu winna zawierać,

- adres podatnika

- nr karty

- typ własności

- okręg podatkowy

- rodzaj użytku rolnego

- klasa gruntu

- ha fizyczne i przeliczeniowe

- data nabycia i zbycia gruntu

- stawka podatku

- kwota podatku

- ulgi w podatku

Karta nieruchomości - prowadzona jest dla podatników podatku od nieruchomości i winna zawierać:

- adres podatnika

- nr karty data nabycia i zbycia nieruchomości

- opis podstaw opodatkowania i powierzchnie

- stawka podatku

- kwota podatku

- ulgi w podatku

Karta lasu - prowadzona dla podatników podatku leśnego

- adres gospodarstwa

- nr karty

- typ własności i przedmiot opodatkowania

- data nabycia i zbycia

- pow. ha fizycznych

- stawka podatku z 1ha

- kwota podatku

- ulgi w podatku

Sprawne i prawidłowe dokonywanie wymiaru zobowiązań podatkowych osobom fizycznym następuje przez terminowe składanie formularzy informacji przez podatników, jak również

bieżący przepływ dokumentów zakupu ,sprzedaży , umów dzierżawy z referatu GNG .

Ustalenie zobowiązań podatkowych następuję przez wydanie decyzji w sprawie ustalenia :

- podatku od nieruchomości

- podatku rolnego

- podatku leśnego

- łącznego zobowiązania pieniężnego

Decyzja wymiarowa zgodnie z art.210 1 Ordynacja podatkowa winna zawierać:

- oznaczenie organu podatkowego

- nr i datę jej wydania ,

- nazwisko i imię oraz adres podatnika

- powołanie podstawy prawnej

- wysokość zobowiązania oraz terminy zapłaty

- uzasadnienie faktyczne i prawne

- pouczenie o trybie odwoławczym

- podpis osoby upoważnionej , z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego

Decyzje wydaje się w 2 egzemplarzach.

W ciągu roku podatkowego dokonuje się decyzji przypisowych i odpisowych podatku w związku ze zmianami / zakupy i sprzedaże, zawieranie umów dzierżawy/.

Osoby prawne , jednostki organizacyjne , w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej ,

jednostki organizacyjne AWRSP, a także jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane składać w terminie zgodnie z ustawą :

- o podatku rolnym - deklaracje na podatek rolny

- o podatkach i opłatach lokalnych - deklaracje na podatek od nieruchomości

- o lasach - deklaracje na podatek leśny

2. Pobór wpływów podatkowych odbywa się poprzez przyjmowanie należnych środków finansowych przez inkasentów, w Urzędzie Gminy lub bezpośrednio na konto bankowe. Dowody bankowe dotyczące wpływów podatkowych przychodzą wraz z wyciągiem bankowym i są księgowane na poszczególnych kontach.

Na koniec miesiąca wpływy powinny być uzgodnione z księgowością finansową. Po upływie terminu płatności powinno być wysłane upomnienie o zaległą kwotę z odsetkami i kosztami upomnienia.

W razie nieuregulowania należności po wysłaniu upomnienia powinien być wysłany do Urzędu Skarbowego tytuł wykonawczy wraz z kopią upomnienia. Szczegółowe zasady windykacji należności podatkowych określa Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji

3. Po zakończeniu roku kalendarzowego dzienniki obrotów konta syntetycznego i analitycznego, dokumenty księgowe, wymiarowe i podatkowe, winny być zarchiwowane zgodnie z „Rzeczowym wykazem akt" i przekazane do archiwum zakładowego.

VI. EWIDENCJA DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

Druki ścisłego zarachowania, są to formularze powszechnego użytku, w zakresie, których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikających z ich stosowania.

Druki ścisłego zarachowania podlegają ponumerowaniu, ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w księdze druków ścisłego zarachowania. Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze w stosunku, do których wskazana jest wzmożona kontrola.

Zalicza się do nich:

- kwitariusze przychodowe

- arkusze spisu z natury - z chwilą ich ponumerowania

Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:

- komisyjnym przyjęciu druków ścisłego zarachowania

- bieżącym wpisywaniu przychodu, rozchodu, zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania

W księdze druków ścisłego zarachowania należy zamieścić:

- numer kolejny

- datę przychodu lub rozchodu druku

- od kogo lub komu wydano-seria i numer druku

- ilość przychodu lub rozchodu

- stan zapasu

- pokwitowanie

Za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania odpowiedzialny jest upoważniony pracownik, ewidencja powinna być prowadzona odrębnie dla każdego rodzaju druków. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za ewidencję, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu protokołem zdawczo-odbiorczym. W przypadku zaginięcia / zagubienia lub kradzieży / druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę, numery i serie zaginionych druków.

W przypadku zniszczenia druków ścisłego zarachowania sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę materialnie odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.

Druki ścisłego zarachowania powinny być ostemplowane pieczątką druku ścisłego zarachowania organu podatkowego i przechowywane w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem. Druki ścisłego zarachowania można wydać tylko osobom do tego upoważnionym tj. inkasentom (sołtysom) lub upoważnionym pracownikom. Inkasentom (sołtysom) wydaje się kwitariusz przychodowy, na podstawie, którego przyjmują wpłaty z podatków i opłat lokalnych. Pobranie nowego bloczku druku może nastąpić wyłącznie po zdaniu kopii bloku wykorzystanego. Mylny zapis należy wykreślić tak, aby można odczytać i wpisać zapis prawidłowy.

Osoba dokonująca poprawki powinna obok umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności Druku ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne, protokoły oraz wszelką dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać w archiwum zakładowym przez okres 5 lat.

Dotyczy to również druków anulowanych. Na koniec roku druki ścisłego zarachowania podlegają inwentaryzacji.

VII. ZALICZKI, DELEGACJE SŁUŻBOWE

1. W celu otrzymania zaliczki na zakupy, usługi, pracownik lub osoba do tego upoważniona wypełnia wniosek o zaliczkę, w którym określa rodzaj zakupu lub usługi, miejsce przeznaczenia zakupu, kwotę wydatku, określa termin rozliczenia zaliczki.

Wypłata zaliczki następuje po zatwierdzeniu przez Skarbnika, Wójta i realizowana jest w kasie banku - z rachunku bankowego Urzędu Gminy.

Zaliczko-biorca bezpośrednio po dokonaniu transakcji rozlicza zaliczkę na formularzu „Rozliczenie zaliczki”, do którego dołącza oryginalne rachunki, na które dokonano wypłaty zaliczki, sprawdzone i zatwierdzone zgodnie z niniejszą instrukcją. Różnicę między kwotą pobranej zaliczki, a dokonanymi wydatkami należy wpłacić lub podjąć w dniu rozliczenia zaliczki. Kwoty nie rozliczone w terminie podlegają potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia. Rozliczenie z pobranej zaliczki musi nastąpić w ciągu 7 dni od daty pobrania, w wyjątkowo uzasadnionych wypadkach rozliczenie może nastąpić w późniejszym terminie, nie dłużej jednak niż 14 dni od daty pobrania.

Niewykorzystaną kwotę z pobranej zaliczki pracownik wpłaca na rachunek bankowy Urzędu Gminy. W uzasadnionym przypadku wydatkowania kwoty wyższej niż pobrano tytułem zaliczki pracownik księgowości wypisuje dowód wypłaty, który po zatwierdzeniu przez Skarbnika i Wójta realizuje kasa Banku Spółdzielczego.

Zaliczka może być wydatkowana tylko zgodnie z celem określonym we wniosku o zaliczkę.

Dopuszcza się możliwość wydatkowania kwoty wyżej niż określona we wniosku o zaliczkę, w uzgodnieniu z przełożonym. Termin rozliczenia zaliczki stałej ustala się na 10 dni przed zakończeniem roku.

2. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia pracownik sekretariatu. Do delegowania upoważniony jest Wójt lub Sekretarz - dla pracowników Urzędu Gminy, dyrektorów jednostek podległych np. szkół, przedszkola itp.

Do delegowania nauczycieli, pracowników obsługi szkół upoważnieni są dyrektorzy szkół. W poleceniu wyjazdu służbowego należy określić:

- miejsce rozpoczęcia podróży służbowej

- cel podróży

- terminy odbycia podróży służbowej

- środki lokomocji (w przypadku samochodu podać poj. silnika pojazdu)

Rozliczenie kosztów podróży służbowej należy złożyć w ciągu 7 dni od zakończenia podróży służbowej. W wyjątkowo uzasadnionych wypadkach, dopuszcza się 14 dniowy termin rozliczenia kosztów podróży służbowej. Rachunek kosztów podróży pod względem merytorycznym - stwierdzenie wykonania polecenia służbowego - podpisuje osoba delegująca. Kontrolę formalno - rachunkową przeprowadza pracownik księgowości. Wyplata z tytułu rozliczenia kosztów podróży następuje po zatwierdzeniu przez Wójta i Skarbnika oraz realizowana jest w kasie Banku prowadzącego obsługę budżetu Gminy.

VIII. SPRAWOZDAWCZOŚĆ

Terminy, zasady sporządzania i przekazywania sprawozdań budżetowych i finansowych określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej /Dz. U. Nr.24 poz.279/ oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych / Dz. U. Nr 153, poz.1752/.

IX. WYKAZ OSÓB UPOWAŻNIONYCH DO PODPISYWANIA DOKUMENTÓW ORAZ WZORY PODPISÓW

Wszelkiego rodzaju dokumenty księgowe, wymagające opłaty gotówką lub poleceniem przelewu (faktury, rachunki, listy plac) zatwierdzane są przez Wójta, Skarbnika lub osoby upoważnione.

Do podpisywania dowodów wypłaty, przelewów, lokat wolnych środków oraz innych dokumentów składanych do banku upoważnione są osoby wymienione na drukach składanych w banku tzw. „ Wzory podpisów".

W Urzędzie Gminy są to osoby w/g kolejności:

1. Wójt Gminy

2. Skarbnik Gminy

Pełnomocnicy:

1. Sekretarz Gminy

2. Z-ca Skarbnika

Wzory podpisów znajdują się u Skarbnika Gminy.

Wzory podpisów stanowisk biorących udział w kontroli i obiegu dokumentów.

STANOWSISKO

UPOWAŻNIONY DO:

WZÓR PODPISU

Wójt Gminy

1.Sprawdzanie dowodów pod względem merytorycznym. 2. Zatwierdzanie do wypłaty

3. Podpisywanie poleceń, przelewów, czeków, umów zleceń i innych dokumentów finansowych i pracowniczych.

Sekretarz Gminy

j.w. w ramach upoważnienia

Skarbnik Gminy

1. Sprawdzanie dowodów pod względem formalno -rachunkowym.

2. Zatwierdzanie do wypłaty.

3. Podpisywanie poleceń, przelewów, czeków, umów zlecenia i innych dowodów finansowych.

Podinspektor Wiesława Misztal

j.w. w ramach upoważnienia

Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej

1.Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym, wydatków określonych w planie finansowym Ośrodka Pomocy Społecznej

2. Zatwierdzanie wszystkich decyzji dotyczących pomocy społecznej.

X. PRZECHOWYWANIE DOWODÓW KSIĘGOWYCH. KSIĄG RACHUNKOWYCH I SPRAWOZDAŃ BUDŻETOWYCH

1. Dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania budżetowe przechowuje się w siedzibie Urzędu Gminy w oryginale.

2. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez Radę Gminy za dany rok budżetowy, dowody księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania budżetowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

3. Dokumenty uporządkowane i podzielone na odpowiednie zbiory dokumentacji księgowej winny być oznaczone:

- nazwa jednostki

- znak grupy tematycznej /np. dowody księgowe /

- symbol klasyfikacyjny akt / kategorie AiB/

Symbol A - oznacza materiały archiwalne trwale

Symbol B - wraz z liczbą lat przechowywania /cyfra arabska/ oznacza dokumentację niearchiwalną, którą po upływie czasu przechowywania przekazuje się na makulaturę

- określenie roku budżetowego, którego grupa tematyczna zbioru dotyczy

- pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych kont, ksiąg rachunkowych itp.

4. Dokumentacja księgowa kategorii A przekazywana jest do archiwum. Pozostałe dowody, dokumenty itp. należące do kategorii B należy przechowywać przez okres nie krótszy niż:

- księgi rachunkowe - 5 lat

- karty wynagrodzeń pracowników, listy płac przez okres wymagalnego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat.

- dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji, pożyczek, kredytów - 5 lat

- dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres jej obowiązywania i dodatkowo przez 3 lata po tych okresach

- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat

- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat

Okresy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Mariusz Gralak 15-07-2004 11:03:40
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Mariusz Gralak 15-07-2004
Ostatnia aktualizacja: Mariusz Gralak 15-07-2004 11:03:40