Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Urząd Gminy Widuchowa
System Rada

System Rada
Profile Radnych, komisje, interpelacje, kalendarz posiedzeń.

System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

Zarządzenie Nr 164/2004


ZARZĄDZENIE Nr 164/2004

WÓJTA GMINY WIDUCHOWA

z dnia 15 kwietnia 2004 roku

w sprawie Regulaminu Kontroli Wewnętrznej.

Na podstawie art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych ( Dz.U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 166,

poz. 1611, Nr 189, poz. 1851, z 2001 r. Nr 88, poz. 961, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271,

z 2003 r. Nr 96, poz. 874, z 2004 r. Nr 19, poz. 177 ) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam do stosowania Regulamin Kontroli Wewnętrznej w Urzędzie Gminy oraz jednostkach organizacyjnych gminy w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.


Załącznik do

Zarządzenia Nr 164/2004

Wójta Gminy Widuchowa

z dnia 15 kwietnia 2004 r.

REGULAMIN

FUNKCJONOWANIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

W URZĘDZIE GMINY W WIDUCHOWEJ

I W PODLEGŁYCH JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH

ROZDZIAŁ 1

§ 1. Regulamin kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy w Widuchowej zwany dalej Regulaminem określa organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy w Widuchowej oraz jednostkach organizacyjnych gminy.

§ 2. Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są :

- Komisja Rewizyjna Rady Gminy we wszystkich sprawach wynikających z rocznego planu pracy oraz zleconych przez Radę Gminy.

-Wójt Gminy Widuchowa

- Sekretarz Gminy Widuchowa

- Skarbnik Gminy Widuchowa

- inni pracownicy upoważnieni bądź zobowiązani do jej wykonania w ramach zakresów czynności

§ 3. Kontrola wewnętrzna może mieć charakter kontroli wstępnej bieżącej i następnej,

1) kontrola wstępna - polega na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, ma na celu zapobieganie niepożądanym działaniom. Kontroli wstępnej dokonuje się w oparciu o następujące kryteria:

a) sprawności organizacyjnej,

b) celowości,

c) gospodarności,

d) rzetelności,

e) legalności.

Kontrola wstępna wykonywana jest przede wszystkim w ramach obowiązków samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania. Obejmuje obowiązki, zwłaszcza w zakresie badania prawidłowości projektów umów, zamówień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań, sprawdzenia i akceptacji oraz rozliczenia kosztów i wydatków. Kontroli wstępnej podlegają także projekty planów, przedsięwzięć, propozycje podziału funduszy itp.

Dowodem dokonania kontroli wstępnej dokumentów jest złożenie podpisu upoważnionej osoby.

W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej, osoba kontrolująca:

- zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach, których dotyczą,

- odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych dotyczących operacji sprzecznych z przepisami i niecelowych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie przełożonego.

Przełożony, który został poinformowany o faktach określonych powyższym podpunkcie podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania odpowiedniego do wagi nieprawidłowości.

2) kontrola bieżąca - polega na badaniu czynności, wszelkich zdarzeń gospodarczych i finansowych, w toku ich wykonania w celu sprawdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami (przepisami, normami, regulaminami, limitami, kwotami kosztorysów, dokumentacją, normami zużycia). W czasie kontroli bieżącej bada się także rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami. Kontrolę bieżącą obowiązani są przeprowadzać w ramach samokontroli własnego działania wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub pracownicy zobowiązani do spełniania określonych czynności kontrolnych.

3) kontrola następna obejmuje badania dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. W wyniku kontroli następnej, która ujawniła nieprawidłowości, podejmowane są czynności pokontrolne mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieżenie im w przyszłości oraz usprawnieniu badanej działalności, a także zastosowanie sankcji wobec pracowników w wyniku zaniedbań których powstały nieprawidłowości i straty. Kontrolę następną sprawują przede wszystkim osoby na stanowiskach kierowniczych, a także ogniwa kontroli społecznej.

§ 4. Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona pod względem:

a) formalnym tj. badania prawidłowości dokumentów, urządzeń ewidencyjnych i sprawozdań w zakresie zgodności z obowiązującymi przepisami określającymi sposób sporządzania, akceptowania i konfrontacji dokumentów oraz opracowania sprawozdawczości.

b) kontroli rachunkowej tj. badania prawidłowości działań arytmetycznych zawartych w dokumentach i sprawozdaniach.

c) kontroli merytorycznej tj. badania rzetelności, gospodarności i zasadności wszelkich operacji gospodarczych z treścią badanych dokumentów i aktualnych przepisów.

§ 5. Celem zapewnienia skuteczności kontroli wewnętrznej zobowiązuje się pracowników wykonujących kontrolę do:

1) ścisłego przestrzegania obowiązków pracowniczych określonych w zakresach czynności,

2) ścisłego przestrzegania instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych,

3) sprawowania pieczy nad składnikami majątku;

§ 6. Kontrole mogą być przeprowadzane w oparciu o harmonogram kontroli lub w sposób wyrywkowy. Kontrole obejmują w każdym roku co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli uprzedza kontrolowanego o dacie, terminie kontroli ustnie lub pisemnie. Wójt zapewnia kontrolującym warunki i środki niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia kontroli, przedstawia żądane dokumenty przedmiotu kontroli ułatwia terminowe udzielanie wyjaśnień przez pracowników oraz zapewnia oddzielne pomieszczenie i wyposażenie służące do przechowywania materiałów kontrolnych. Kontrolę przeprowadza się w dniach i godzinach pracy obowiązujących w Urzędzie lub jednostce organizacyjnej.

§ 7.1. W przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczych i związanych z nimi dokumentach, osoba kontrolująca zobowiązana jest do podjęcia czynności w ramach swoich kompetencji zmierzających do usunięcia tych nieprawidłowości, ewentualnie do powiadomienia przełożonego, który podejmie te czynności.

2. W przypadku ujawnienia podczas kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, osoba kontrolująca obowiązana jest powiadomić bezpośredniego przełożonego, a oprócz tego Wójta Gminy oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód tego czynu.

3. W każdym przypadku ujawnienia przestępczego działania osoba kontrolująca zobowiązana jest do:

a) przygotowania decyzji Wójta zawierającej zawiadomienie o fakcie zaistnienia przestępstwa do właściwego organu ścigania,

b) ustalenia jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

c) zbadania czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontrolnych,

d) przedstawienia Wójtowi wniosków w sprawie wyciągnięcia konsekwencji służbowych oraz przedsięwzięcia odpowiednich środków w celu zapobieżenia w przyszłości podobnym czynom.

§ 8.1. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół wykazując w nim prawidłowości oraz nieprawidłowości. Protokół powinien być zakończony wnioskami.

2. Protokół sporządza się w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego.

3. Protokół z kontroli przekazuje się za pokwitowaniem.

4. Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub tę osobę, której kontrolujący oraz kontrolowany podlega.

ROZDZIAŁ 2

Kontrola dowodów księgowych

§ 9.1. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z rzeczywistością przez co należy rozumieć, że decyzje odzwierciedlone w dokumentach dokonywane są z zachowaniem następujących zasad:

a) celowości - celowość działania to ocena operacji występujących w Urzędzie i podległych jednostkach pod kątem widzenia ich gospodarczej zgodności z planem, limitami i innymi decyzjami,

b) legalności - to jest zgodności z obowiązującymi w danej jednostce przepisami, w tym również

w zakresie źródeł finansowania oraz stosowania, cen, taryf i stawek,

c) rzetelności - oznacza zgodność z prawdą,

d) gospodarności - to jest najbardziej oszczędnego zużycia środków pieniężnych i rzeczowych w celu uzyskania w danych warunkach maksymalnych efektów,

e) sprawności organizacji - to ujawnienie odchyleń, od stanów prawidłowych, skuteczne przeciwdziałanie niepożądanym zjawiskom.

2. Kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych polega na przeprowadzeniu czynności badawczych pod kątem kompletności i poprawności cech dokumentów oraz poprawności działań arytmetycznych. Kontrola formalno-rachunkowa w odniesieniu do dowodów księgowych polega na sprawdzeniu czy dowód posiada:

a) określenie wystawcy (np. odcisk pieczęci jednostki lub komórki organizacyjnej),

b) wskazanie stron uczestniczących w operacji,

c) data wystawienia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

d) właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartościowe i ilościowe ujęcie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

e) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji złożone odręcznie atramentem, długopisem,

f) czy zastosowano właściwy formularza dla udokumentowania operacji,

g) czy wystawiono do danego dokumentu inne niezbędne dokumenty towarzyszące,

h) czy wpisano na dokumencie ilość załączników i czy załączniki dołączono,

i) czy badany dokument jest oryginałem czy kopią,

j) czy nie popełniono w dokumencie błędów rachunkowych,

k) czy w dokumencie nie dokonano nieformalnych poprawek. Nieprawidłowo wypełnione dokumenty podlegają zwrotowi.

§ 10. Stwierdzone błędy w dowodach księgowych można poprawić tylko przez skreślenie niewłaściwego napisanego tekstu lub kwoty i tekstu lub kwoty właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób aby można było odczytać tekst lub kwotę pierwotną. Poprawka tekstu lub kwoty dowodu księgowego powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej.

§ 11. Na dowód sprawdzenia w ramach kontroli, kontrolujący obowiązany jest zaopatrzyć dokument swoim podpisem, pieczęcią oraz datą.

ROZDZIAŁ 3

Kontrola obrotów bankowych i kredytów

§ 12. Kontrola wewnętrzna obrotów bankowych na kontach bankowych polega na badaniu dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym.

Kontrola merytoryczna dokonywanych operacji bankowych na rachunkach bieżących, inwestycyjnych, lokat pieniężnych, rachunkach bankowych specjalnych, rachunkach kredytów oraz kontach kredytów bankowych polega na:

a) bieżącym sprawdzaniu wyciągów bankowych,

b) konfrontacji operacji przychodów i rozchodów wyciągów bankowych z dokumentami księgowymi,

c) bieżącym księgowaniu obrotów bankowych, przelewów bankowych,

d) badaniu terminowej spłaty kredytów i rozliczania kredytów,

ROZDZIAŁ 4

Kontrola należności i zobowiązań oraz roszczeń

§ 13. Zadaniem wewnętrznej kontroli rozrachunków jest sprawdzanie w drodze kontroli wstępnej, bieżącej i następnej następujących należności, roszczeń i zobowiązań:

1) prawidłowości wykazanych w aktywach i pasywach stanów księgowych i realności rozrachunków:

a) z odbiorcami i dostawcami z tytułu rozliczeń za dostawy towarów i materiałów, roboty i usługi,

b) rozliczeń publicznoprawnych (urzędy skarbowe, ZUS)

c) roszczeń spornych i w postępowaniu sądowym,

d) roszczeń i należności z tytułu niedoboru i szkód,

e) rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, pobranych zaliczek, dobrowolnych ubezpieczeń i z innych tytułów,

f) różnych innych rozrachunków krótko- i długoterminowych oraz tzw. „pozostałych rozrachunków",

2) prawidłowości prowadzonej ewidencji księgowej rozrachunków na kontach syntetycznych i analitycznych,

3) terminowości uzgadniania sald należności i zobowiązań z kontrahentami,

4) sprawdzenie bieżącej i terminowej windykacji należności i regulowania zobowiązań,

5) sprawdzenie czy i w jakiej wysokości oraz z jakich przyczyn istnieją należności przeterminowane, nieściągalne lub przedawnione,

6) prawidłowość i terminowość rozrachunków z budżetem z tytułu podatków i opłat,

7) sprawdzenie zasadności dokonywanych odpisów należności w wyniku ich umorzenia,

8) sprawdzenie prawidłowości i terminowości naliczania, płacenia i windykacji należnych odsetek za zwłokę.

ROZDZIAŁ 5

Kontrola działalności inwestvcvino-remontowej

§ 14. Do głównych zadań kontroli wewnętrznej w tym zakresie należy zbadanie:

1) prawidłowości przygotowania i terminowości realizacji inwestycji oraz większych remontów,

2) zasadności finansowania podjętych prac inwestycyjnych i remontowych z poszczególnych źródeł,

3) kompletności i rzetelności dokumentowania zakupów dóbr inwestycyjnych oraz wykonawstwa robót budowlano-montażowych i prac remontowych,

4) prawidłowości udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi opłacane w całości lub w części ze środków publicznych, w zakresie ustalonym przepisami ustawy prawo zamówień publicznych

ROZDZIAŁ 6

Kontrola ekonomiki zatrudnienia i spraw pracowniczych

§ 15. Przedmiotem kontroli zatrudnienia i spraw pracowniczych winny być następujące zagadnienia:

1) dobór i doskonalenie kadr,

2) stosowanie właściwego systemu wynagrodzeń,

3) oddziaływanie na dyscyplinę i wzrost wydajności pracy.

§ 16. Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do:

1) udostępniania dokumentów podlegających kontroli

2) udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych w sprawach przedmiotu kontroli.

§ 17. Referat Organizacyjny prowadzi rejestr przeprowadzonych kontroli oraz gromadzi dokumenty.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Mariusz Gralak 28-04-2004 08:49:11
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Mariusz Gralak 28-04-2004
Ostatnia aktualizacja: Mariusz Gralak 28-04-2004 08:49:11