Zarządzenie Nr 458/2009 w sprawie wprowadzenia zmian instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi w Urzędzie Gminy Widuchowa.

ZARZĄDZENIE Nr 458/2009
WÓJTA GMINY WIDUCHOWA

z dnia 20 maja 2009 r.

w sprawie wprowadzenia zmian instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątkowymi w Urzędzie Gminy Widuchowa .

Na podstawie art. 10. ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694, z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 139 poz. 1324, Nr 124 , poz. 1152, Nr 229, poz. 2276z 2004 r. Nr 96, poz. 959, nr 145, poz. 1535, Nr 146 poz. 1546, Nr 213, poz. 2155, z 2005 r. Nr 10, poz. 66, Nr 184, poz. 1539, Nr 267, poz.2252, z 2006 r. Nr157, poz.1119, Nr 208, poz. 1540, z 2008 r. Nr 63, poz. 393, Nr 144, poz. 900, Nr 171, poz. 1056, Nr 214, poz. 1343) dla zapewnienia prawidłowego obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz gospodarki rzeczowymi składnikami majątku gminy, Wójt Gminy Widuchowa zarządza, co następuje:

§ 1. W instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych i gospodarki rzeczowymi składnikami majątku w Urzędzie Gminy Widuchowa stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 523/2006 Wójta Gminy Widuchowa z dnia 14 września 2006 r. wprowadza się następujące zmiany:

1. Punkt 10 rozdziału II Dowody Księgowe otrzymuje brzmienie:
„10. Pracownicy księgowości dekretują i klasyfikują dokument. W celu przypisania wydatku do klasyfikacji wydatków strukturalnych pracownicy księgowości mogą używać pieczęci o treści:

2. Rozdział III dokumentacja dotycząca płac otrzymuje brzmienie:

3. „1. Podstawowym dokumentem stwierdzającym wypłatę wynagrodzeń jest lista płac.
   2. Podstawowym źródłem do sporządzania listy płac jest pismo angażujące, które może mieć formę:
   - ustalenie wynagrodzenia Uchwałą Rady Gminy,
   - umowy o pracę
   - zmiany umowy o pracę
   - rozwiązanie umowy o pracę
   - zawiadomienie o przyznaniu nagród i innych wynagrodzeń

3. Pisma angażujące wystawia komórka do spraw kadrowych na podstawie decyzji Wójta w trzech egzemplarzach: oryginał dla pracownika, pierwsza kopia dla kadr, druga kopia dla księgowości.

4. Pozostałe pisma angażujące takie jak np. umowa zlecenie, umowa o dzieło wystawia komórka, która merytorycznie zajmuje się sprawami dotyczącymi zawieranej umowy.
Lista płac dotycząca wypłaty środków za realizację w.w. umów sprawdza pod względem merytorycznym pracownik merytoryczny danej komórki lub samodzielnego stanowiska.

5. Listy plac sporządza pracownik księgowości na podstawie dowodów źródłowych. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:
- okres, za jaki obliczono wynagrodzenie nazwisko i imię pracownika
- sumę wynagrodzenia brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac
- sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły
- sumę wynagrodzeń netto
- sumę zasiłku rodzinnego
- łącznie sumę wynagrodzeń do wypłaty
- pokwitowanie odbioru wynagrodzenia.

6. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie potrąceń z tytułu należności egzekucyjnych na podstawie tytułów wykonawczych.
Inne potrącenia mogą być dokonywane wyłącznie za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie oraz zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy obowiązującymi w tym zakresie. Wypłata wynagrodzeń za dany miesiąc dla pracowników opłacanych „z dołu" następuje w ciągu 10 dni od końca miesiąca. W szczególnych przypadkach dopuszcza się wcześniejsze terminy wypłat wynagrodzeń. O wystąpieniu szczególnych okoliczności i wcześniejszej wypłacie wynagrodzenia decyduje kierownik jednostki.
Wypłata za miesiąc grudzień może być wypłacona przed w/w terminem.

7. Listy płac, przelewy i inne dokumenty dotyczące płac winny być złożone do sprawdzenia i zatwierdzenia w dniach poprzedzających wypłatę wynagrodzeń.

8. Listy płac powinny być podpisane przez osobę sporządzającą oraz sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, co powinno być potwierdzone podpisami osób sprawdzających. Sprawdzenie pod względem merytorycznym list płac oznacza:
- że na listach znajdują się osoby faktycznie zatrudnione w jednostce i żadna z osób nie została pominięta i dane te korelują z lista obecności
- że na listach płac znajdują się osoby uprawnione do otrzymania wynagrodzenia
-że na listach ujęto wszystkie składniki wynagrodzeń zgodnie z prawem i z angażami pozostającymi w aktach osobowych pracownika
Sprawdzenia list płac pracowników urzędu pod względem merytorycznym dokonuje pracownik prowadzący sprawy kadrowe lub osoba zastępująca ( pracownik komórki finansowo - księgowej).
Kontrola merytoryczna nie dotyczy procedur i wyników wyliczeń obciążeń podatkowych wynagrodzenia oraz obciążeń składek na ubezpieczenia społeczne pracowników. Te sprawy podlegają kontroli pod względem formalno rachunkowym której dokonuje pracownik komórki finansowo-księgowej - z zastrzeżeniem, iż nie może to być pracownik sporządzający listę płac lub osoba zastępująca.

9. W Urzędzie Gminy stosuje się formę wypłat wynagrodzeń poprzez; przelewy na rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy pracownika, wypłatę gotówkową przez kasę banku obsługującego rachunek jednostki. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia składek i zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowanie zawarte są w przepisach prawa dotyczących ubezpieczeń społecznych.”

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.