Zarządzenie Nr 321/2016 w sprawie zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Widuchowa i jej jednostkach organizacyjnych.

ZARZĄDZENIE Nr 321/2016
WÓJTA GMINY WIDUCHOWA
z dnia 27 grudnia 2016 r.

w sprawie zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Gminie Widuchowa i jej jednostkach organizacyjnych.

Na podstawie art.30 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2016r. poz.446, ze zm. z 2016 r. poz. 1579), oraz art.3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (tj.Dz.U. z 2016 r. poz. 1454)zarządza się, co następuje:

§1.W związku z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 czerwca 2013 r. sygn. I FPS 1/13, wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości UE z dnia 29 września 2015 r. w sprawie C-276/14 oraz uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 października 2015 r. sygn. I FPS 4/15 w celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku od towarów i usług (dalej: VAT) w Gminie Widuchowa (dalej: Gmina) oraz jej jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej „jednostkami” ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.

§2.Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują Gminę oraz następujące jednostki (nazwa pełna jednostki - nazwa skrócona jednostki):
1) Zespół Szkół w Widuchowej - ZS;
2) Szkoła Podstawowa w Krzywinie -SP w Krzywinie;
3) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Widuchowej - GOPS;
4) Gminne Przedszkole w Widuchowej -Przedszkole;
5) Zakład Gospodarki Komunalnej w Widuchowej - ZGK.

§3. 1. Zobowiązuję kierowników jednostek do następujących czynności:

1) identyfikacji i ustalania wielkości miesięcznych obrotów z podziałem na czynności opodatkowane VAT (z zastosowaniem odpowiedniej stawki VAT), zwolnione z opodatkowania VAT oraz niepodlegające opodatkowaniu VAT ­zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego;
2) dokumentowania od miesiąca stycznia 2017 r. czynności podlegających ustawie o VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego poprzez wystawianie w zależności od przypadku i konieczności: faktur VAT, faktur VAT korygujących, not korygujących (z uwzględnieniem § 3 ust. 3, 4 i 5 niniejszego zarządzenia) oraz paragonów fiskalnych (dalej: łącznie: dokumenty VAT);
3) dokumentowania na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy Widuchowa, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia, od miesiąca stycznia 2017 r. w zależności od przypadku i konieczności notami księgowymi lub innymi dowodami księgowymi odpłatnych czynności niepodlegających ustawie o VAT, w tym w szczególności wszelkich odpłatnych czynności jednostek na rzecz Gminy, a także czynności dokonywanych pomiędzy samymi jednostkami (w tym przykładowo „odsprzedaży” tzw. mediów), przy czym nie powinny być one ujmowane w rejestrach sprzedaży danej jednostki (nie dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka samorządu terytorialnego (w tym jej jednostki) ? taką transakcję należy zasadniczo udokumentować bowiem fakturą VAT oraz ująć w rejestrach sprzedaży);
4) prowadzenia miesięcznego, cząstkowego rejestru sprzedaży podlegającej opodatkowaniu VAT począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia lub wzoru ustalonego w systemie informatycznym, który spełnia warunki określone w przepisach prawa podatkowego, tj. art. 109 ustawy o podatku od towarów i usług;
5) prowadzenia miesięcznego, cząstkowego rejestru zakupów podlegających odliczeniu VAT według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia lub wzoru ustalonego w systemie informatycznym, który spełnia warunki określone w przepisach prawa podatkowego, tj. art. 109 ustawy o podatku od towarów i usług, od momentu uzyskania od Gminy informacji, z jakich tytułów oraz według jakiej metodologii dana jednostka jest uprawniona do odliczania VAT naliczonego;
6) sporządzenia w formie papierowej oraz w przypadku prowadzenia ewidencji w systemie informatycznym -również w formie elektronicznej miesięcznej, cząstkowej deklaracji VAT-7 począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 (w przypadku prowadzenia ewidencji w systemie informatycznym przez formę papierową, o której mowa w niniejszym zarządzeniu rozumie się wydruk z systemu podpisany przez pracownika sporządzającego deklarację)

2. Umowy zawierane przez jednostkę w imieniu i na rzecz Gminy powinny zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: pełną nazwę Gminy, jej adres i jej NIP oraz dane jednostki, jako podmiotu „reprezentującego” Gminę, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis kierownika jednostki (nazwa jednostki) działającego z upoważnienia Wójta Gminy Widuchowa w imieniu Gminy, wraz z powołaniem się na udzielone pełnomocnictwo. W przypadku umów zawartych przed wejściem w życie niniejszego zarządzenia i nadal trwających, należy zwrócić się z prośbą o zmianę danych nabywcy na fakturach otrzymywanych od kontrahentów (wzór przedmiotowego pisma stanowi załącznik Nr 4.
3. Ustala się, że nazwa podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży lub zakupu będzie wpisywana na dokumentach VAT następująco:
a) w zależności od przypadku sprzedawca lub nabywca:
Gmina Widuchowa - (pełna nazwa jednostki),
ul. Grunwaldzka 8, 74-120 Widuchowa NIP: 858-17-26-084,
np.:
Gmina Widuchowa - Zespół Szkół w Widuchowej
ul. Grunwaldzka 8
74-120 Widuchowa
NIP: 858-17-26-084

b) adres do korespondencji: …(adres siedziby danej jednostki bez NIPU).
Przykład analogicznie do poz.a):
ul. Barnima III 1, 74-120 Widuchowa

4. Dokumenty VAT będą wystawiane przez jednostki na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego, przy spełnieniu odpowiednich wymogów w szczególności dotyczących momentu powstania obowiązku podatkowego, właściwych stawek VAT oraz z uwzględnieniem obowiązkowych elementów faktury VAT.
5. Na fakturach VAT dokumentujących sprzedaż jednostki należy podać jej własny numer rachunku bankowego do uiszczenia należności z tytułu transakcji.
6. W celu identyfikacji faktur VAT, dla każdej z jednostek określono odrębne zasady/wzory numeracji faktur VAT dokumentujących sprzedaż:

1) Zespół Szkół w Widuchowej - nr kolejny faktury w rejestrze w układzie 6-cyfrowym/rok/ZS
np. 00001/17/ZS
2) Szkoła Podstawowa w Krzywinie - nr kolejny faktury w rejestrze w układzie 6-cyfrowym/rok/SPWK
np. 00002/17/SPWK
3) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej - nr kolejny faktury w rejestrze w układzie 6-cyfrowym/rok/GOPS
np. 00003/17/GOPS
4) Gminne Przedszkole w Widuchowej - nr kolejny faktury w rejestrze w układzie 6-cyfrowym/rok/P
np. 00004/17/P
5) Zakład Gospodarki Komunalnej w Widuchowej:
a) faktury pojedyncze-woda (1 licznik):
numer płatnika/1/1/numer kolejny faktury/rok/ZGK
np. 1001/1/1/203/2017/ZGK
b) faktury zbiorcze - woda (2 liczniki)
numer płatnika/1/numer kolejny faktury/rok/ZGK
np. 1001/1/204/2017/ZGK
c) faktury pojedyncze - wywóz nieczystości płynnych
numer płatnika/1/1/numer kolejny faktury/S/rok/ZGK
np. 1001/1/1/205/S/2016/ZGK
d) faktury zbiorcze - wywóz nieczystości płynnych
numer płatnika/1/numer kolejny faktury/S/rok/ZGK
1001/1/206/S/2016/ZGK
e) faktury dodatkowe
numer płatnika/numer kolejny faktury/D/rok/ZGK
np. 1001/207/D/2016/ZGK
f) faktury za lokale użytkowe
numer kolejny faktury/rok/ZGK
np. 208/2016/ZGK

Natomiast dla Gminy ustala się schemat - nr kolejny faktury w rejestrze w układzie 6-cyfrowym/rok/GM, np. 00005/17/GM

§4.W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuję kierowników jednostek do podjęcia następujących działań:

1) wyznaczenia w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od wejścia w życie niniejszego zarządzenia osoby odpowiedzialnej za prawidłowość rozliczeń VAT w jednostce i przekazania tych danych do Referatu Finansowego Urzędu Gminy (dalej: Urząd);
2) dostarczenia w formie papierowej oraz w przypadku prowadzenia ewidencji w systemie informatycznym również w formie elektronicznej rejestru sprzedaży, rejestru zakupów (w przypadku określonym w §3 ust. 1 pkt 5)oraz cząstkowej deklaracji VATdo Referatu Finansowego Urzędu Gminy Widuchowa w nieprzekraczalnym terminie do 20. - dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku dnia wolnego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień. Przedmiotowe rejestry i deklaracja muszą być podpisane przez kierownika jednostki oraz wyznaczoną osobę, o której mowa w powyższym pkt 1);
3) przekazania kwoty VAT należnego, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę za dany miesiąc do 20 - dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, a w przypadku dnia wolnego w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym ten dzień; w treści przelewu należy ująć zapis:

„Vat należny za miesiąc … - ………………….… (nazwa jednostki)”.
Kwota VAT o której mowa w § 4 pkt. 3) przekazana musi zostać na nr rachunku bankowego Gminy Widuchowa : 75-9377-0000-0200-0303-2002-0004

4) zapoznania się z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego ? w szczególności ustawy o podatku od towarów i usług oraz rozporządzeń wydanych przez Ministra Finansów w tym zakresie;
5) dokonania (w przypadku takiej konieczności) stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem VAT;
6) przechowywania zgodnie z przepisami prawa podatkowego kopii wystawionych przez daną jednostkę dokumentów VAT w zakresie dokonanej sprzedaży oraz oryginałów faktur VAT dokumentujących nabycie przez nią towarów i usług, a także ich niezwłoczne udostępnianie Referatowi Finansowemu Urzędu Gminy na żądanie Gminy;
7) przygotowywania na żądanie Gminy pisemnych wyjaśnień dotyczących sporządzanych rejestrów sprzedaży i zakupu, wystawianych dokumentów VAT oraz innych kwestii związanych z rozliczaniem VAT, w tym dostarczania przez jednostkę potwierdzenia zapłaty należności wynikających z faktur VAT dokumentujących dokonane zakupy wykazane w jej rejestrach zakupów dla celów VAT;
8) kontaktu z Referatem Finansowym Gminy w przypadku wątpliwości związanych z rozliczaniem VAT, względnie z kancelarią prawniczą wskazaną przez Gminę.

§5.W razie konieczności stosowania kas rejestrujących (stosownie do przepisów prawa podatkowego), w przypadku ich posiadania lub też odpowiednio po ich nabyciu, należy zweryfikować poprawność dokumentów generowanych przez te kasy oraz stosować je zgodnie z przepisami prawa podatkowego, w szczególności mając na uwadze przepisy dotyczące obowiązku wydawania paragonu fiskalnego, sporządzania raportów fiskalnych, stosowania oznaczeń literowych do przyporządkowania stawki VAT, przechowywania kopii dokumentów fiskalnych, dokonywania obowiązkowego przeglądu technicznego oraz serwisu kas.

§6. Agregacja danych zawartych w rejestrach zakupu i sprzedaży dostarczonych przez jednostki oraz Urząd następować będzie w zbiorczym rejestrze zakupu i sprzedaży w Referacie Finansowym Urzędu przez pracownika zajmującego się rozliczaniem VAT i sporządzaniem deklaracji VAT-7 dla Gminy.

§7. Zobowiązuje się kierowników jednostek oraz podległych mu osób do ścisłego przestrzegania postanowień niniejszego zarządzenia, jako jednego z elementów polityki rachunkowości w Gminie oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.

§8.Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom jednostek, wyznaczonym osobom, o których mowa w §4 pkt 1) i pracownikom jednostek, kierownikowi Referatu Finansowego oraz pracownikom Urzędu. Nadzór nad wykonaniem powierza się Skarbnikowi Gminy.

§9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2017 r.