Zarządzenie Nr 183/2004

ZARZĄDZENIE Nr 183/2004

WÓJTA GMINY WIDUCHOWA

z dnia 21 maja 2004 r.

w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej.

Na podstawie art. 10 i art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z 2003 r. Nr 60, poz. 535, Nr 139, poz. 1324, Nr 124,

poz. 1152, Nr 229, poz. 2276) zarządzam, co następuje :

§ 1. Ustalam instrukcję inwentaryzacyjną obowiązującą w Urzędzie Gminy

w Widuchowej oraz jednostkach organizacyjnych Gminy stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy oraz pracownikom prowadzącym sprawy księgowości budżetowej i podatkowej.

§ 3. Traci moc Zarządzenie Nr 9/97 Wójta Gminy Widuchowa z dnia 27 lipca 1997

w sprawie instrukcji inwentaryzacyjnej.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr 183/2004

Wójta Gminy Widuchowa

z dnia 21 maja 2004 r.

I Cel, rodzaje i metody inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Widuchowa

Inwentaryzacja to zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu składników majątkowych w Urzędzie. W znaczeniu tego określenia mieszczą się nie tylko czynności spisu rzeczowych i pieniężnych składników majątku, ale również uzgodnienie sald aktywów i pasywów, ich wycena oraz rozliczenie ze stanem ewidencyjnym, w tym rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Celem inwentaryzacji jest więc porównanie stanu rzeczywistego ze stanem ewidencyjnym i w ten sposób urealnienie tej ewidencji.

Aby zapewnić wiarygodność danych księgowych, należy inwentaryzować swoje aktywa i pasywa. Inwentaryzacja służy do kontroli majątku oraz uzyskaniu informacji dla potrzeb decyzyjnych.

Zgodnie z treścią art.26 i 27.ustawy o rachunkowości , czynności inwentaryzacyjne wykorzystywane dla weryfikacji realności oraz poprawności stanów aktywów i pasywów, związanej z zamknięciami rocznymi, należy przeprowadzać w czasie pomiędzy 1 października a 15 stycznia następnego roku.

Wśród rodzajów inwentaryzacji, które będą obowiązywały w Urzędzie ustalam: pełną, doraźną - kontrolną, zdawczo-odbiorczą i roczną .

Każda z nich będzie wykonywana na różne sposoby o charakterze organizacyjno-technicznym.

Metody inwentaryzacji:

spis z natury ilości poszczególnych składników majątku, ich wyceny i porównaniu tej wyceny z danymi ksiąg rachunkowych oraz celem wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych w księgach rachunkowych Urzędu, stanu środków pieniężnych, wielkość kredytów bankowych, należności oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic,
porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości składników majątku nie objętych spisem z natury lub uzgodnieniem sald.

Osoby materialnie odpowiedzialne z chwilą przekazywania stanowiska powinny jednocześnie rozliczać się i przekazywać stanowiska protokólarnie.

II Terminy inwentaryzacji

Metoda inwentaryzacji

Rodzaj składnika majątku

Termin inwentaryzacji

Spis z natury

środki pieniężne w gotówce znajdujące się w jednostce (kasa)
papiery wartościowe (weksle, czeki, akcje, obligacje, bony
maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie niestrzeżonym
składniki majątkowe będące własnością obcych jednostek, powierzone do sprzedaży, używania, przechowania
rzeczowe składniki aktywów obrotowych (tj. zapasy materiałów, towarów, produkty gotowe) znajdujące się na terenie niestrzeżonym

Na ostatni dzień roku

Rozpoczęcie spisu w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia roku następnego

Spis z natury

Znajdujące się na terenie strzeżonym i objęte ewid. ilościowo - wartościową zapasy: materiałów, towarów, półproduktów, wyrobów gotowych.

Raz w ciągu 2 lat

Spis z natury

środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie znajdujące się na terenie strzeżonym

Raz w ciągu 4 lat

W drodze potwierdzenia sald

środki zgromadzone na rachunkach bankowych
należności (za wyjątkiem tytułów publ. - prawnych, należności wątpliwych lub spornych, należności od pracowników
pożyczki i kredyty
własne składniki majątkowe powierzone kontrahentom (np. w komisie, na składzie - w postaci obcego arkusza spisu z natury)

Rozpoczęcie w IV kw. roku a kończąc do 15 stycznia roku następnego

Weryfikacja

środki trwałe do których dostęp jest utrudniony (np. instalacja podziemna wodociągowa, kanalizacyjna, gazowa)
grunty, drogi
zobowiązania
należności i zobowiązania sporne, wątpliwe, wobec pracowników, wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych, rachunkowych tyt. publiczno - prawnych oraz jeżeli możliwe było przeprowadzenie spisu z natury lub otrzymanie potwierdzenia salda a także gdy w danym roku nie przypadał termin przeprowadzenia spisu
pozostałe środki trwałe ujęte w ewidencji ilościowej
prawo wieczystego użytkowania gruntu
wartości niematerialne i prawne

Corocznie - przed datą zamknięcia ksiąg rachunkowych

Za teren strzeżony uznaje się obszary znajdujące się w budynkach jednostek odpowiednio zabezpieczonych oraz tereny ogrodzone i dozorowane przez stróża lub system elektroniczny.

Przed rozpoczęciem inwentaryzacji należy dokonać fizycznej likwidacji środków trwałych (sprzętu) nie nadającego się do użytku przyjmując zasady opisane w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo-ksiegowych.

III Spis z natury

Jedną z metod inwentaryzacji, najczęściej stosowaną, jest spis z natury. Polega on na liczeniu, mierzeniu, ważeniu i innych pomiarach rzeczowych składników majątku. Oznacza on czynności ustalania faktycznego stanu składników majątku Urzędu. Metoda ta odnosi się jednak tylko do składników mierzalnych, policzalnych.

Inwentaryzuje się w ten sposób: środki pieniężne (oprócz ulokowanych w bankach), akcje, obligacje, bony skarbowe, inne papiery wartościowe, rzeczowe składniki majątku obrotowego (materiały, towary, wyroby gotowe), środki trwałe (z wyłączeniem trudnych oglądowi oraz gruntów), a także objęte inwestycjami rozpoczętymi maszyny i urządzenia;

Spis z natury zalicza się do metody inwentaryzacji dowodowo niepodważalnej, uznają tę metodę jako najważniejszą i podstawową. Dlatego należy stosować ją tam, gdzie jest to możliwe.

Należy również objąć inwentaryzacją w drodze spisu z natury składniki obce znajdujące się na terenie Gminy i jednocześnie powiadomić ich właścicieli o wynikach inwentaryzacji (spisu).

Przeprowadzenie spisu z natury i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

W sposobie i technice rozliczania należy korzystać z dorobku nauki rachunkowości i zwyczajów przyjętych w praktyce.

Inwentaryzację metodą spisu z natury należy przeprowadzić nie tylko na ostatni dzień roku obrotowego ale również:

- na dzień zakończenia działalności jednostki, natomiast w przypadku połączenia lub podziału jednostek strony mogą w drodze pisemnej umowy odstąpić od inwentaryzacji,

- przy zmianie w obsadzie stanowisk osób materialnie odpowiedzialnych (tzw. inwentaryzacja zdawczo-odbiorcza ),

- w przypadku zmian lub domniemania zmian w stanie składników majątkowych spowodowanych działaniem siły wyższej (pożar, powódź, kradzież z włamaniem ),

- na żądanie władz ( policji, prokuratury i sądu ),

- na żądanie osób materialnie odpowiedzialnych,

- jako element kontroli wewnętrznej (tzw. inwentaryzacje kontrolne w terminach nie zapowiedzianych),

- jako potwierdzenie wartości" inwentarza".

Spis z natury

Podstawę prac inwentaryzacyjnych stanowi plan inwentaryzacji opracowywany przez Skarbnika Gminy i zatwierdzany w zarządzeniu wewnętrznym w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji przez Wójta. Plan inwentaryzacji jest sporządzany według poniższego wzoru i stanowi integralna cześć zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji..

Etap I - Przygotowanie inwentaryzacji

Fazy czynności do wykonania

Odpowiedzialny

(wykonawca)

Szacunkowy termin zakończenia

Wydanie zarządzenia wewnętrznego (którego integralną częścią jest harmonogram oraz wykazy członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych)

Wójt, kierownik jednostki

Przeprowadzenie szkolenia-istruktażu

komisja inwentaryzacyjna, główny księgowy

Przygotowanie do inwentaryzacji poprzez:

a) uzgodnienie ewidencji pól spisowych z ewidencją księgową

b) przygotowanie (uporządkowanie) dokumentacji

c) uporządkowanie pól spisowych

Osoby odpowiedzialne materialnie i księgowość

Etap II - przygotowanie inwentaryzacji

Fazy czynności do wykonania

Odpowiedzialny

(wykonawca)

Szacunkowy termin zakończenia

Zebranie oświadczeń wstępnych od osób odpowiedzialnych materialnie

zespół spisowy

Zabezpieczenie ewidencji inwentaryzowanych składników

zespół spisowy

Pobranie arkuszy spisowych zaewidencjonowanych jako druki ścisłego zarachowania

Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej

Przeprowadzenie spisów z natury

zespół spisowy, osoby odpowiedzialne materialnie

Uzgodnienie sald z bankami należności i z kontrahentami

wyznaczeni pracownicy księgowości

Porównanie i weryfikacja stanów ewidencyjnych z dokumentacją w odniesieniu do aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury lub uzgodnieniem sald

wyznaczeni pracownicy księgowości

Pobranie od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczeń końcowych

zespół spisowy

Przekazanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (spisów z natury, protokołów, oswiadczeń) do komisji inwentaryzacyjnej

zespół spisowy

Przekazanie powyższych materiałów do księgowości

komisja inwentaryzacyjna

Udostępnienie osobom odpowiedzialnym materialnie prowadzonej przez nich ewidencji

zespół spisowy

Złożenie sprawozdań zespołów spisowych

zespół spisowy

Etap III - wycena materiałów inwentaryzacyjnych, ustalenie, weryfikacja i rozliczenie różnic

Fazy czynności do wykonania

Odpowiedzialny

(wykonawca)

Szacunkowy termin zakończenia

Wycena arkuszy spisowych oraz sprawdzenie poprawności dokumentacji inwenatryzacyjnej

księgowość

Ustalenie różnic inwentaryzacyjnych

księgowość

Wyjaśnienie okoliczności i przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych

osoby odpowiedzialne materialnie

Weryfikacja różnic inwentaryzacyjnych

komisja inwentaryzacyjna, zespoły spisowe, księgowość

Opracowanie sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej z weryfikacji różnic z wnioskami co do sposobu ich rozliczenia

komisja inwentaryzacyjna

Zaopiniowanie wniosków komisji inwentaryzacyjnej

skarbnik, radca prawny

Decyzja o rozliczeniu różnic

Wójt, kierownik jednostki

Ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie

księgowość

Archiwizowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej (5 lat)

księgowość

Powyższy schemat planu inwentaryzacji może w razie potrzeby rozszerzony i uszczegółowiony.

III .1. Komisja inwentaryzacyjna

Spis z natury dokonywany będzie własnymi siłami a więc do przeprowadzenia spisu wyznaczę spośród załogi (pracowników) Urzędu komisję inwentaryzacyjną doraźną w pełnym składzie, która będzie stanowiła zespół spisowy. Na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej wydam zarządzenie wewnętrzne.

Zarządzenie wewnętrzne w sprawie przeprowadzenia spisu będzie zawierać (załącznik nr 1):

powołanie osób do składu komisji inwentaryzacyjnej,
plan (harmonogram) ( terminy) czynności inwentaryzacyjnych
wskazanie osoby do przeprowadzenia szkolenia i instruktażu członków komisji inwentaryzacyjnej
zobowiązanie osób materialnie odpowiedzialnych do uporządkowania majątku (zapasów materiałów itp.), uzgodnienia ewidencji magazynowej z ewidencją księgową
wskazanie, że wyniki inwentaryzacji (rozpatrzone oraz rozliczone nadwyżki i niedobory zatwierdzone przez Wójta) winny być ujęte w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego
zobowiązanie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do niezwłocznego złożenia sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji
pouczenie, że dokumenty rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych spisów z natury winny być dostarczone do skarbnika w terminach ustalonych w harmonogramie,

Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych sprawuje skarbnik lub osoba przez niego upoważniona, który informuje na bieżąco Wójta o wszystkich nieprawidłowościach.

III 2. Zespół spisowy

Przeprowadzając spis z natury, zespół spisowy powinien:

ustalać ilość określonego składnika majątku przez dokładne przeliczenie przemierzenie lub przeważenie i bezpośrednio wpisywać na arkusze spisu z natury -bez stosowania jakichkolwiek zapisów pomocniczych ( wyjątkiem mogą być tylko obliczenia, techniczne. przy ustalaniu ilości za pomocą obliczeń, lecz wówczas kartki te należy objąć ewidencja druków ścisłego zarachowania),
dopilnować, aby przez cały czas trwania spisu, równolegle z zespołem spisowym osoba materialnie odpowiedzialna dokonywała liczenia, mierzenia lub odczytywania wskazań wagi i aby do arkusza spisowego wprowadzone były dane ilościowe uzgodnione z tą osobą.

Osoba materialnie odpowiedzialna może wskazać inną osobę zastępującą ją podczas spisu. W przypadku, gdy osoba materialnie odpowiedzialna nie może być obecna przy spisie(np. zgon), a najbliższe jej osoby ( np. rodzina) nie wyznaczyła innej osoby, wówczas zespół spisowy musi być co najmniej trzyosobowy. Przed przystąpieniem do spisu, zespół spisowy pobiera od osoby materialnie odpowiedzialnej oświadczenie o treści -Zał. Nr 4 .

III. 3. Arkusze spisu z natury

Każdy arkusz spisu z natury powinien zawierać co najmniej:

= nazwę "arkusz spisu z natury"

= nazwę jednostki w postaci zapisu lub pieczątki,

= numer kolejny arkusza uniemożliwiający jego podmianę

= określenie metody inwentaryzacji (np. spis z natury, wg. obmiaru),

= nazwę pola spisowego ( np. pokój nr 23),

= godzinę i datę przeprowadzenia spisu, na każdym arkuszu,

= numer kolejny strony arkusza, dotyczących poszczególnych grup - składników ( np. środków trwałych. Materiałów, w stosunku do każdej z nich z podziałem na: pełnowartościowe, uszkodzone, obce...

= imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej oraz imię i nazwisko osób wchodzących w skład zespołu spisowego, a także podpisy tych osób na każdej stronie arkusza spisowego,

= numer kolejny pozycji spisowej,

= szczegółowe określenie składnika majątku wraz z symbolem identyfikującym (np. numer inwentarzowy, inne cechy),

= jednostkę miary, .

= ilość stwierdzoną z natury ( po przeliczeniu, sprawdzeniu ),- na stronie na której zakończono spis danej grupy składników -umieszcza się klauzulę "Spis zakończono na poz… strona...",

= podpisy osób materialnie odpowiedzialnych i zespołu spisowego na każdej stronie arkusza spisowego.

Wzór arkusza spisu z natury stanowi załącznik numer 7 do niniejszej instrukcji

Arkusz spisu z natury wpisany do książki druków ścisłego zarachowania stanowi dowód księgowy i podlega wymogom dowodu księgowego określonego w ustawie o rachunkowości.

Zapisy błędne wprowadzone na arkusze spisowe mogą być korygowane natychmiast podczas spisu w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej -zgodnie z art.22 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Poprawianie zapisu powinno zatem polegać na skreśleniu błędnej treści lub liczby w taki sposób, aby pierwotna treść lub liczby pozostały czytelne oraz na wpisaniu wyżej poprawnej treści lub liczby, złożeniu obok skróconych podpisów przewodniczącego zespołu spisowego oraz osoby materialnie odpowiedzialnej a także osoby przejmującej ( w przypadku spisu zdawczo - odbiorczego). Nie można poprawiać części wyrazu lub liczby.

Spis z natury może być poddany wyrywkowej kontroli przez osobę wyznaczoną przez Wójta. Z wyników tej kontroli można nie sporządzać oddzielnego protokołu ale na dowód sprawdzenia na arkuszu spisowym przy sprawdzonej pozycji, kontrolujący oznacza swym podpisem i pieczątką imienną (jeśli taką posiada).

W razie stwierdzenia w toku kontroli nierzetelności spisu lub w późniejszym terminie (np. podczas wyceny przez pracownika księgowości), że spis z natury w całości lub w części został przeprowadzony nieprawidłowo, będę zobowiązany zarządzić ponowne przeprowadzenie całości lub odpowiedniej części spisu z natury.

Po zakończeniu spisu z natury osoba materialnie odpowiedzialna składa oświadczenie -Zał. Nr 5, a zespoły spisowe obowiązane są złożyć przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej -pisemną informację -o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowościach, a zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami majątku i jego zabezpieczenia przed zniszczeniem lub kradzieżą. Komisja spisowa rozlicza się z pobranych arkuszy spisowych.

Wycena składników majątku dokonywana będzie przez osobę prowadzącą księgi inwentarzowe, bądź przez osobę wyznaczoną przez skarbnika przy współudziale komisji inwentaryzacyjnej bezpośrednio na arkuszach spisowych celem ustalenia łącznej wartości i porównanie ze stanem księgowym.

Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych (nadwyżki, niedobory) dokonywane będzie na podstawie decyzji wójta, podjętej na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej -zaopiniowanej przez skarbnika i radcę prawnego.

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Radca prawny opiniuje wnioski komisji inwentaryzacyjnej w przypadku uznania niedoborów za zawinione (gdy następuje obciążenie osoby materialnie odpowiedzialnej), po ewentualnej kompensacie niedoboru z nadwyżkami, przygotowuje dokumenty spraw spornych do sądu, a w przypadku niedoborów wskazujących na nadużycia - do organów ścigania.

Niedobory z nadwyżkami mogą być kompensowane, jeżeli spełnione są równocześnie trzy warunki:

dotyczą tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej,
dotyczą podobnych składników majątku, przyjmując za podstawę do zrównania -mniejszą ilość stwierdzonego niedoboru lub nadwyżki z niższą ceną,
zostały stwierdzone podczas tego samego spisu z natury.

Nie wolno kompensować niedoborów z nadwyżkami w środkach trwałych.

W przypadku pominięcia (niezauważenia) przy spisie niektórych składników, Wójt może zezwolić na przeprowadzenie spisu dodatkowego, zachowując wszystkie wymogi przeprowadzania spisu z natury.

Dokumentację rozliczeniową stanowią:

zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, (wzór stanowi załącznik Nr 8)
protokół z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic inwentaryzacyjnych, (wzór stanowi załącznik Nr 2)
sprawozdanie końcowe przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej (wzór stanowi załącznik Nr 9)

III. Uproszczony spis z natury

Uproszczona inwentaryzacja jest stosowana:

w środkach trwałych i o charakterze wyposażenia - polega to na porównaniu stanu wynikającego z ewidencji księgowań ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu stwierdzonych różnic ilościowych,
w środkach trwałych o charakterze wyposażenia wydanych pracownikom do stałego używania - polega to na sporządzeniu na dzień inwentaryzacji wykazu wydanych pracownikom przedmiotów w oparciu o dowody i ewidencję i uzyskaniu potwierdzenia zgodności przez pracownika. Można zastosować też metodę porównanie stanu ewidencyjnego z dokumentami zawierającymi pokwitowanie ich pobrania. Z porównania tego należy sporządzić protokół,
w stosunku do książek znajdujących się na stanie urzędu, przez wyrywkowe porównanie zapisów ze stanem rzeczywistym. Powinno być to potwierdzone podpisami osób przeprowadzających porównanie.

IV. Potwierdzanie sald należności.

Metoda uzgadniania sald to potwierdzenie stanów księgowych aktywów między kontrahentami. Art. 26 ustawy o rachunkowości nakłada obowiązek przeprowadzania na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzacji:

środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych,
należności oraz udzielonych pożyczek,
powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych urzędu stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Inwentaryzacja - należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych -może być rozpoczęta trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończona do 15 stycznia następnego roku. Nie przewiduje się tzw. "milczącego potwierdzenia salda".

Nie wymagają pisemnego potwierdzenia salda określone w art.26 ust. l, pkt 3 ustawy o rachunkowości, tj.

# należności sporne i wątpliwe,

# należności z pracownikami,

# należności wobec kontrahentów (osoby fizyczne ) nie prowadzących żadnych ksiąg

rachunkowych,

# należności z tyt. publicznoprawnych, oraz

# przypadki w których niemożliwe było (z przyczyn uzasadnionych) potwierdzenie salda,

Nie można samowolnie odpisywać drobnych należności i zobowiązań w koszty. Może to nastąpić za zgodą wierzyciela lub Wójta.

IV. 1. Formy potwierdzania sald należności.

Uzgodnienie sald należności może się odbywać w różnych formach, a mianowicie :

pisemnej -na drukach ogólnie dostępnych -W praktyce stosowane są gotowe druki w trzech egzemplarzach, przy czym dwa z nich ( A i B ) wysyłane są do dłużnika (kontrahenta), a ostatni zostaje w jednostce w aktach księgowości. Jeden z egzemplarzy powinien wrócić do jednostki -z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,
poprzez potwierdzenie na wydruku komputerowym -w praktyce jest to również dość często stosowana forma, tym bardziej, że wydruk zawiera wykaz dowodów źródłowych składających się na saldo -z potwierdzeniem salda lub wyjaśnieniem jego niezgodności,
poprzez potwierdzenie faksem lub pocztą elektroniczną,
saldo może być potwierdzone telefonicznie, tym, że w takim przypadku należy sporządzić z przeprowadzonej rozmowy krótką notatkę zawierającą:

-numer konta analitycznego,

-kwotę salda należności, z wyszczególnieniem pozycji składających się na to saldo,

-wskazanie imienia i nazwiska osoby upoważnionej (u wierzyciela) do potwierdzania sald,

-podpis osoby potwierdzającej (upoważnionej do potwierdzania sald)z pieczątką imienną oraz pieczątką firmy.

Saldo winno być potwierdzone poprzez umieszczenie wyrażenia „Potwierdzam saldo" lub "Saldo niezgodne z powodu…. ".

Należy pamiętać, że potwierdzenie salda przez osobę upoważnioną można traktować jako spełnienie wymogu uznania roszczenia przerywającego bieg przedawnienia art. 123 K.C.

Obowiązek potwierdzania sald należności spoczywa na skarbniku oraz służbach finansowo-księgowych. Inwentaryzacja na podstawie uzgodnień sald z kontrahentami

Lp.

Rodzaj czynności

Osoby odpowiedzialne

Sporządzenie i wysłanie do kontrahenta zawiadomień o wysokości sald

Pracownicy księgowości budżetowej i podatkowej

Potwierdzenie wysokości sald wykazanych w zawiadomieniach nadesłanych przez kontrahentów lub wyjaśnienie rozbieżności

Skarbnik przy współpracy pracowników księgowości budżetowej

Ustalenie zgodności sald, ich wyjaśnienie i rozliczenie w księgach rachunkowych

Pracownicy księgowości budżetowej i podatkowej

V. Inwentaryzacja drogą weryfikacji

Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanów księgowych w księgach rachunkowych lub inwentarzowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych, rejestrach, kontrolkach, kartotekach itp..

Stosowana jest wtedy, kiedy nie można przeprowadzić inwentaryzacji metodami wcześniej opisanymi lub kiedy nie ma obowiązku inwentaryzacji co roku, np. w stosunku do środków trwałych.

Tą metodą inwentaryzuje się:

grunty, środki trwałe trudno dostępne oglądowi( rurociągi, kable..),
należności sporne i wątpliwe,
rozrachunki publiczno-prawne, rozrachunki z pracownikami,
składniki finansowego majątku trwałego (udziały, akcje, papiery wartościowe ),
wartości niematerialne i prawne,
rozliczenia międzyokresowe,
należności i zobowiązania wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych (osób fizycznych),
kapitały i fundusze, rezerwy i przychody przyszłych okresów, a także wszystkie pozostałe nie wymienione wyżej składniki aktywów i pasywów ( w tym również wszystkich zobowiązań ).
prawo wieczystego użytkowania gruntu.

W przypadku gdy składniki kwalifikujące się do zinwentaryzowania metodą potwierdzenia sald lub drogą spisu z natury nie zostały tymi metodami zinwentaryzowane, muszą być poddane inwentaryzacji poprzez porównanie danych ewidencji z dokumentacją, ich analizę i weryfikację.

Przy sprawozdaniach rocznych dołączony winien być protokół weryfikacyjny - wzór Zał. Nr 6 -oraz potwierdzenia sald.

Obowiązek inwentaryzacji drogą weryfikacji sald przy prawie wieczystego użytkowania gruntu obciąża osobę odpowiedzialną z księgowości podatkowej a co do pozostałych aktywów i pasywów pracowników z księgowości budżetowej.

VI. Przechowywanie dokumentów inwentaryzacyjnych

Do typowych dokumentów z przeprowadzonej inwentaryzacji zaliczyć należy:

zarządzenie Wójta w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, zawierający plan inwentaryzacji ( harmonogram ), (wzór stanowi załącznik Nr 1)
arkusze spisowe, (wzór stanowi załącznik Nr 7)
oświadczenia wstępne oraz oświadczenia po zakończonym spisie z natury osób materialnie odpowiedzialnych, (wzory oświadczeń zawarto w załącznikach 4 i 5)
sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury, (wzór stanowi załącznik Nr 3)
zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, (wzór stanowi załącznik Nr 8)
protokół rozliczenia wyników inwentaryzacji, (wzór stanowi załącznik Nr 2)
potwierdzenia sald należności,
protokół z przeprowadzonej weryfikacji (wzór stanowi załącznik Nr 6)

Dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się przez okres 5 lat w siedzibie Urzędu, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Zbiory dokumentów inwentaryzacji rocznej oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowym lat ( np. "Spis z natury środków trwałych - 2004 r.").

Dokumentacja z inwentaryzacji rocznej i sprawozdania roczne -ze wszystkich kolejnych lat -archiwizować oddzielnie, ze szczególną pieczołowitością.

Załącznik nr 1

Zarządzenie nr …………..

z dnia………….……..znak

o przeprowadzenie inwentaryzacji

(pełnej, doraźno - kontrolnej, zdawczo - odbiorczej, rocznej)

w………………………

Zarządzenie przeprowadzenia spisu z natury w (nazwa, oznaczenie inwentaryzowanego obiektu, pomieszczenia).
Spisem z natury należy objąć składniki majątkowe………………….........

……………………………………………………………………………..

Osobą materialnie odpowiedzialną jest…………........................................

……………………………………………………………………………..

Termin rozpoczęcia…………………… zakończenia spisu z natury…………………….
Do przeprowadzenia spisu z natury wymienionych składników majątkowych wyznaczam (komisję, zespół spisowy) w następującym składzie:

………………………..przewodniczący
………………………..członek
………………………..członek

Osoby powołane na członków zespołu ponoszą pełną odpowiedzialność za właściwie oraz zgodne z obowiązującymi przepisami przeprowadzenie spisu z natury.

Inwentaryzację należy przeprowadzić w/g stanu na dzień………………… zgodnie z planem inwentaryzacji stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.
Arkusze spisowe wydano Przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej.
Szkolenia i instruktażu komisji inwentaryzacyjnej dokona skarbnik gminy.

(lub osoba przez niego upoważniona)

Wyceny majątku dokona osoba prowadząca księgi inwentarzowe, bądź wyznaczony pracownik.
Zobowiązuję osobę prowadzącą ewidencję mienia komunalnego do uzgodnienia stanu z ewidencją księgową (osobę prowadzącą księgi inwentarzowe).
Zobowiązuję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej do złożenia sprawozdania końcowego z przebiegu inwentaryzacji (spisu z natury) do dnia …………………..
Zobowiązuję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej przy współudziale osoby prowadzącej księgi inwentarzowe do sporządzenia protokołu rozliczeń wyników inwentaryzacji w terminie do dnia…………

i dostarczenie do opinii Radcy prawnego i Skarbnika do dnia……………

Wójt

0x08 graphic
Protokół

z posiedzenia komisji inwentaryzacyjnej w sprawie różnic

inwentaryzacyjnych, odbytego w dniu ich weryfikacji, tj….... 200.. r.

1 Dane identyfikujące jednostki; …………………………………

2. Nazwa pola spisowego ...............................................

3. Określenie składników majątku ………………………………………………………………

4. Skład komisji inwentaryzacyjnej...............................................................................................

5. Spis na dzień .......... 200 , -. r; rozpoczęto dnia ........... 200 ... r.; zakończono dnia ....,...-. 200 ... r.

6. Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych otrzymano dnia .......... 200 ... r.

7. Wyjaśnienia osób materialnie odpowiedzialnych otrzymano dnia ......... 200 , .. r.

8. Dodatkowe dokumenty niezbędne przy rozpatrzeniu różnic ...................................

9. Opisowe wnioski komisji inwentaryzacyjnej (opisowe wnioski, gdy będzie to możliwe, mogą być zamieszczone na egzemplarzach zestawień zbiorczych spisów z natury lub zestawień różnic inwentaryzacyjnych).....................................

10. Uwagi osoby materialnie odpowiedzialnej, według załącznika z dnia ,...., 200 ... r.

11. Wnioski końcowe komisji inwentaryzacyjnej:

1) niedobory zawinione -stwierdzone na..............................................................................................