Zarządzenie Nr 481/2009 w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Gminy Widuchowa.

ZARZĄDZENIE Nr 481/2009
WÓJTA GMINY WIDUCHOWA
z dnia 15 czerwca 2009 r.

w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Gminy Widuchowa.

Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458) w zw. z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r., nr 142, poz. 1591 z późn. zm.)Wójt Gminy Widuchowa zarządza, co następuje:

§ 1.Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie Gminy Widuchowa.

§ 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) ustawie - oznacza to ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. Nr 223, poz. 1458);
2) Urzędzie - oznacza to Urząd Gminy Widuchowa;
3) Sekretarzu - oznacza to Sekretarza Gminy Widuchowa;
4) Kierowniku Urzędu - oznacza to Wójta Gminy Widuchowa lub działającego z jego upoważnienia osobę zastępującą;
5) pracowniku - oznacza to osobę podejmującą po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w rozumieniu ustawy, która została skierowana do odbycia służby przygotowawczej;
6) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to odpowiednio referaty jak również samodzielne stanowisko pracy w Urzędzie;
7) kierowniku komórki organizacyjnej - rozumie się przez to odpowiednio kierownika referatu jak również pracownika zajmującego samodzielne stanowisko pracy;
8) Komisji - oznacza to Komisję Egzaminacyjną.

§ 3.1.Każdy pracownik podejmujący po raz pierwszy zatrudnienie na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym jest zobowiązany odbyć służbę przygotowawczą zakończoną egzaminem, za wyjątkiem pracowników, którzy zostali zwolnieni z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy.
2.Ustalenie, czy osoba ubiegająca się o zatrudnienie jest osobą o której mowa w art.16 ust 3 ustawy, powierza się pracownikowi prowadzącemu kadry Urzędu, który dokonuje ustaleń za pomocą formularza stosowanego w procedurze rekrutacji.
3. Pracownik kadr w przypadku stwierdzenia iż osoba ubiegająca się o zatrudnienie jest osobą o której mowa w art.16 ust.3 ustawy przekazuje o tym informację w formie notatek Kierownikowi Urzędu (przed podpisaniem umowy o pracę) oraz kierownikowi odpowiedniej komórki organizacyjnej, celem wykonania obowiązków określonych w art.19 ust 2 i 5 ustawy.

4. Kierownik komórki organizacyjnej, po uzyskaniu informacji o której mowa w § 3 ust.3, nie później niż przed upływem dwóch miesięcy od daty zatrudnienia:
1) uznaje za potrzebne skierowanie zatrudnionego pracownik do służby przygotowawczej i sporządza opinię o której mowa w art.19 ust.2 ustawy, w której określa poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków na danym stanowisku oraz proponuje długość okresu służby przygotowawczej (wzór informacji stanowi załącznik nr 1) albo;

2) wnioskuje o zwolnienie zatrudnionego pracownika z odbywania służby przygotowawczej w trybie art.19 ust.5 ustawy, sporządzając umotywowany wniosek (wzór informacji stanowi załącznik nr 2).
5.Czynności, o których mowa w ust. 4 dokonuje się za pośrednictwem pracownika kadr w Referacie Organizacyjnym.
6.Kierownik Urzędu po otrzymaniu opinii lub wniosku, o których mowa w ust 4, podejmuje decyzje:
1) o skierowaniu pracownika do odbycia służby przygotowawczej i jej zakresie oraz czasie trwania, nie dłuższym niż trzy miesiące z ewentualnym wskazaniem opiekuna lub;
2) zwolnieniu pracownika od odbycia służby przygotowawczej.
7. Zwolnienie o którym mowa w ust.6 pkt 2, nie zwalnia z obowiązku przeprowadzenia egzaminu.
8.Wydając decyzję o której mowa w § 3 ust.6 pkt1 Kierownik Urzędu bierze pod uwagę poziom przygotowania pracownika do wykonywania obowiązków wynikających z zakresu czynności oraz opinię kierownika komórki organizacyjnej o której mowa w § 3 ust.4 pkt1.
9.Decyzję o której mowa w§ 3 ust. 6 pracownik kadr przekazuje niezwłocznie zainteresowanemu pracownikowi i kierownikowi odpowiedniej komórki organizacyjnej.
10.Za jeden miesiąc służby przygotowawczej uznaje się dwadzieścia przepracowanych dni.
11.Kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik jest zatrudniony w czasie odbywania służby przygotowawczej, może wnioskować do Kierownika Urzędu o wyznaczenie mu opiekuna spośród pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych.
12.Do zadań opiekuna należy w szczególności:
1) zapoznanie z zadaniami komórki organizacyjnej i zadaniami na stanowisku pracy pracownika;
2) wspomaganie i nadzór nad wykonywaniem bieżących obowiązków;
3) przygotowanie projektu informacji o przebiegu pracy oraz projektu planu służby przygotowawczej które to dokumenty akceptuje i podpisuje kierownik komórki organizacyjnej.
13.Okres służby przygotowawczej określony w decyzji Kierownika Urzędu może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy łącznie.
14.Wszyscy pracownicy Urzędu, w szczególności kierownicy komórek organizacyjnych są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej i egzaminów.

§ 4.1.Kierownik komórki organizacyjnej, w której pracownik odbywa służbę przygotowawczą, monitoruje jej przebieg.
2.W przypadku stwierdzenia nie spełniania oczekiwań przez pracownika odbywającego służbę przygotowawczą w czasie jej trwania, kierownik komórki organizacyjnej, niezwłocznie wnioskuje za pośrednictwem pracownika kadr o rozwiązanie z ww. pracownikiem umowy o pracę.
3. Po upływie okresu trwania służby przygotowawczej kierownik komórki organizacyjnej sporządza informację o przebiegu pracy w trakcie służby przygotowawczej i przed jej rozpoczęciem i wnioskuje za pośrednictwem pracownika kadr o rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę albo o skierowanie go na egzamin końcowy (co jest warunkiem dopuszczenia do egzaminu).

§ 5.1.Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych.
2. W czasie odbywania służby przygotowawczej pracownik ma obowiązek:
1) zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Urzędu, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych komórkach organizacyjnych i stanowiskach pracy, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów;
2) zaznajomienia się z obowiązującymi w Urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia;
3) zaznajomienie się z zasadami gospodarki finansowej, w tym angażowania środków finansowych i opisywania dokumentów finansowych;
4) poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów;
5) zaznajomienie się z przepisami regulującymi ustrój samorządu gminnego, zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Urzędu, w tym w szczególności z:
a) ustawą o samorządzie gminnym,
b) ustawą o pracownikach samorządowych,
c) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o finansach publicznych,
d) podstawowymi zagadnieniami z prawa zamówień publicznych,
e) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie danych osobowych,
f) podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie informacji niejawnych,
g) instrukcją kancelaryjna dla organów gminy,
h) Statutem Gminy Widuchowa,
i) Regulaminem Organizacyjny Urzędu Gminy Widuchowa,
j) Regulaminem Pracy Urzędu Gminy Widuchowa;
6) szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika oraz na stanowiskach pracy, dla których pracownik będzie pełnił zastępstwo;
7) szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika i w komórce organizacyjnej oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji;
8) nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej;
9) pracownik zatrudniony na stanowisku pracy związanym ze współpracą z innym jednostkami organizacyjnymi Gminy ma także obowiązek poznania struktury organizacyjnej i zakresu spraw załatwianych w takich jednostkach.
3. Kierownik komórki organizacyjnej pracownika, przygotowuje projekt planu (w przypadku powołania opiekuna przedkłada zaakceptowany projekt) i uzgadnia z Sekretarzem plan służby przygotowawczej.
4. Plan służby przygotowawczej powinien być zgodny z decyzją Kierownika Urzędu o skierowaniu pracownika do służby przygotowawczej oraz powinien uwzględniać zapisy §5 ust.2.

§ 6.1.Służba przygotowawcza kończy się egzaminem składanym przed Komisją.
2.Egzamin składają także osoby zwolnione z odbycia służby przygotowawczej.
3.Egzamin przeprowadza każdorazowo powoływana przez Kierownika Urzędu Komisja Egzaminacyjna w składzie:
1) Kierownik Urzędu - przewodniczący Komisji;
2) Sekretarz Gminy - członek Komisji;
3) Skarbnik Gminy - członek Komisji;
4) pracownik do spraw kadr, będący równocześnie Sekretarzem Komisji;
5) inna osoba wskazana przez Kierownika Urzędu.
4.Termin i miejsce przeprowadzenia egzaminu kończącego służbę przygotowawczą ustala Przewodniczący Komisji o czym zawiadamia niezwłocznie pracownika za pośrednictwem pracownika kadr.
5. Egzamin kończący służbę przygotowawczą odbywa się w obecności co najmniej 2/3 członków Komisji.
6. Komisja działa do czasu zakończenia prac związanych z całą procedurą przeprowadzenia egzaminu.
7. Komisja podejmuje decyzje i rozstrzygnięcie kolegialnie, w przypadku równości głosów rozstrzyga głos przewodniczącego Komisji.

§ 7.1. Egzamin składa się z części pisemnej i ustnej.
2.Komisja m.in. opracowuje pytania, ocenia odpowiedzi oraz ustala wyniki egzaminu.
3. Ujawnienie pytań przed egzaminem jest niedopuszczalne.
4.Część pisemna jest przeprowadzana w formie testu składającego się z 20 pytań, obejmujących zagadnienia teoretyczne i praktyczne objęte zakresem służby przygotowawczej na danym stanowisku. Na każde pytanie możliwa jest tylko jedna poprawna odpowiedź, za którą przyznawany jest 1 punkt.
5.Część ustna egzaminu polega na udzieleniu odpowiedzi na 5 pytań obejmujących zagadnienia objęte służbą przygotowawczą.
6.Komisja ocenia odpowiedzi na poszczególne pytania, biorąc pod uwagę poprawność i kompletność odpowiedzi.
7.Za każdą odpowiedź ustną przyznaje się od 0 do 10 punktów.
8. Komisja egzaminacyjna zapewnia co najmniej 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi na pytania w części ustnej jak i pisemnej.
9. Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji i egzaminowany pracownik.
10.Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż jednego pracownika.
11.Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym (egzaminowanymi) musi stale przebywać co najmniej dwóch członków Komisji.
12.Podczas przeprowadzania części ustnej egzaminu muszą być obecni wszyscy członkowie Komisji.

§ 8.1. Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu dwóch części egzaminu, przystępuje do sprawdzenia i oceny.
2.Obrady Komisji są niejawne.

§ 9.1.Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół. Główne elementy protokołu to: imię i nazwisko pracownika, nazwa stanowiska pracy, data odbycia egzaminu, skład Komisji, wyniki poszczególnych części egzaminu. Protokół jest podpisywany przez wszystkie osoby wchodzące w skład Komisji i pracownika.
2.Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.
3. Pracownik który uzyskał co najmniej 60% punktów za każdą część egzaminu, zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym.
4. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.
5. Zdającemu przysługuje prawo zapoznania się z ocenionym tekstem. Udostępnienie dokumentu odbywa się w obecności co najmniej jednego członka komisji.

§ 10.1. Pracownikowi, który zdał egzamin, Kierownik Urzędu wydaje zaświadczenie o ukończeniu służby przygotowawczej z wynikiem pozytywnym. Drugi egzemplarz zaświadczenia dołącza się do dokumentacji przebiegu służby przygotowawczej a trzeci egzemplarz do teczki akt osobowych zdającego egzamin pracownika. Wzór zaświadczenia stanowi załącznik do zarządzenia
2.Uzyskanie przez pracownika pozytywnej oceny z egzaminu jest warunkiem dalszego zatrudnienia.
3.Pracownik, który uzyskał negatywną ocenę z egzaminu kończącego służbę przygotowawczą nie ma możliwości powtórnego przystąpienia do egzaminu.
4. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Referacie Organizacyjnym.

§ 11. Wobec pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku pracy, lub na stanowisku kierownika komórki organizacyjnej kompetencje kierownika komórki organizacyjnej określone w niniejszym zarządzeniu wykonuje bezpośredni przełożony zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu.

§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.